Apartman Yöneticisi için Etkili Toplantı Yönetimi Rehberi

Apartman Toplantılarının Önemi

Apartman ve site yönetiminde toplantılar, demokratik karar alma sürecinin temelidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre birçok karar ancak kat malikleri kurulu toplantısında alınabilir. Ancak toplantılar zaman zaman uzun, verimsiz ve çatışmalı ortamlara dönüşebilir. Bu rehberde, etkili toplantı yönetimi için pratik stratejiler sunuyoruz.

Toplantı Türleri

1. Olağan Genel Kurul:

• Yılda en az bir kez zorunlu
• Genellikle Ocak ayında yapılır
• Yıllık faaliyet raporu, bütçe ve seçimler
• Çoğunluk aranır (ilk toplantıda salt çoğunluk)

2. Olağanüstü Genel Kurul:

• Acil konular için
• Yönetici veya denetçi çağrısıyla
• Kat maliklerinin 1/3'ünün yazılı talebiyle

3. Yönetim Kurulu Toplantısı:

• Yönetim kurulu üyeleri arasında
• Günlük işleyiş kararları
• Daha sık ve kısa

4. Blok/Bina Toplantıları:

• Sadece o blok sakinleri
• Blok özelindeki konular
• Daha az katılımcı

Toplantı Öncesi Hazırlık

Gündem Belirleme

Etkili Gündem Kriterleri:

1. Önceliklendirme: En önemli konular başa
2. Zaman tahmini: Her madde için süre
3. Netlik: Belirsiz ifadelerden kaçınma
4. Sınırlama: 5-7 ana madde ideal

Örnek Gündem Formatı:

APARTMAN KAT MALİKLERİ KURULU
Olağan Genel Kurul Toplantısı Gündemi
Tarih: 15 Ocak 2024 | Saat: 14:00 | Yer: Apartman Toplantı Salonu

1. Açılış ve yoklama (10 dk)
2. Divan heyeti seçimi (5 dk)
3. 2023 yılı faaliyet raporunun sunumu (15 dk)
4. 2023 yılı mali raporun sunumu ve ibrası (20 dk)
5. 2024 yılı bütçesinin görüşülmesi ve onayı (30 dk)
6. Asansör yenileme projesi değerlendirmesi (20 dk)
7. Yönetici ve denetçi seçimi (15 dk)
8. Dilek ve temenniler (15 dk)
9. Kapanış

Tahmini Toplantı Süresi: 2 saat 10 dakika

Davet ve Bilgilendirme

Yasal Gereklilikler:

• Toplantı tarihinden en az 15 gün önce davet
• Tüm kat maliklerine yazılı bildirim
• Gündem ve evrakların paylaşılması

Etkili Davet İçeriği:

• Toplantı tarihi, saati ve yeri
• Gündem maddeleri
• Çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı bilgisi
• Vekalet formu
• İletişim bilgileri

Dağıtım Yöntemleri:

• Kapı altından yazılı davet (yasal yükümlülük)
• E-posta bildirimi
• WhatsApp grubu
• Apartman panosuna asma
• Yönetim uygulaması bildirimi

Evrak Hazırlığı

Toplantıya hazırlanacak belgeler:

Mali Belgeler:

• Yıllık gelir-gider tablosu
• Banka hesap özetleri
• Faturaların özet listesi
• Aidat tahsilat raporu
• Borçlu listesi (isimsiz veya kodlu)

Faaliyet Belgeleri:

• Yıllık faaliyet raporu
• Yapılan işlerin listesi
• Bakım onarım kayıtları
• Sigorta poliçeleri

Planlama Belgeleri:

• Gelecek yıl bütçe taslağı
• Planlanan projeler
• Teklif karşılaştırmaları

Mekan Hazırlığı

Fiziksel Düzenleme:

• Yeterli sandalye (katılımcı + %20 fazla)
• Projeksiyon veya büyük ekran
• Mikrofon sistemi (büyük toplantılarda)
• Aydınlatma ve havalandırma
• Su ve basit ikram

Oturma Düzeni:

• Tiyatro stili: Büyük toplantılar için
• U şekli: Tartışma odaklı toplantılar için
• Yuvarlak masa: Küçük gruplar için
• Başkanlık masası: Divan heyeti için ayrı

Toplantı Yönetimi

Açılış ve Yönetim

Toplantı Başlangıcı:

1. Zamanında başlama (geç kalanlara fırsat tanımadan)
2. Karşılama ve teşekkür
3. Yoklama ve çoğunluk tespiti
4. Toplantı kurallarının hatırlatılması
5. Divan heyeti seçimi

Divan Heyeti:

• Başkan: Toplantıyı yönetir
• Yazman: Tutanak tutar
• Oy toplama görevlisi: Oylamaları sayar

Söz Hakkı Yönetimi

Söz Hakkı Kuralları:

• El kaldırarak söz isteme
• Sırayla söz verme
• Süre sınırı belirleme (2-3 dakika)
• Konu dışına çıkıldığında uyarma
• Tekrarlayan konuşmaları sınırlama

Katılımı Teşvik Etme:

• Sessiz katılımcılara fırsat tanıma
• "Başka görüş var mı?" sorusu
• Yazılı görüş toplama imkanı
• Anonim öneri kutusu

Tartışma Yönetimi

Yapıcı Tartışma İçin:

1. Konuyu netleştirme: "Anladığım kadarıyla şunu diyorsunuz..."
2. Farklı görüşleri özetleme: "İki farklı yaklaşım var..."
3. Ortak nokta bulma: "Herkesin hemfikir olduğu nokta..."
4. Sonuç çıkarma: "Bu durumda şu şekilde ilerleyelim..."

Çatışma Yönetimi:

• Kişisel saldırıları durdurma
• Konuya odaklanmayı sağlama
• Ara verme (gerilim yükseldiğinde)
• Tarafsız kalma
• Çözüm odaklı yaklaşım

Oylama Prosedürleri

Oylama Türleri:

Açık Oylama (El Kaldırma):

• Hızlı ve pratik
• Günlük kararlar için
• Baskı riski olabilir

Gizli Oylama:

• Seçimler için zorunlu
• Hassas konularda tercih edilir
• Sandık ve zarf gerektirir

Yazılı Oylama:

• Teklif formlarıyla
• Detaylı görüş almak için

Oy Çoğunlukları:

• Basit çoğunluk: Katılanların yarıdan fazlası
• Salt çoğunluk: Tüm maliklerin yarıdan fazlası
• Nitelikli çoğunluk: 2/3 veya 4/5 (özel kararlar için)

Vekaletname:

• Yazılı ve imzalı olmalı
• Bir kişi en fazla iki vekalet alabilir
• Vekil de kat maliki olmalı

Zaman Yönetimi

Toplantıyı Zamanında Bitirmek İçin:

1. Sıkı gündem takibi: Her madde için önceden belirlenen süre
2. Zamanlayıcı kullanımı: Görünür saat veya timer
3. Park etme tekniği: Uzayan konuları sonraya bırakma
4. Karar odaklılık: "Kararımız ne olacak?" sorusu
5. Alt komite yönlendirme: Detaylı çalışma gerektiren konular için

Eğer Toplantı Uzarsa:

• Ara verme
• Kalan gündem maddelerini önceliklendirme
• Acil olmayanları erteleme
• Devam toplantısı planlama

Zor Durumlarla Başa Çıkma

Sorunlu Katılımcı Tipleri

1. Dominant Konuşmacı:

• Sürekli ve uzun konuşur
• Başkalarına söz hakkı bırakmaz

Çözüm:

• Nazikçe kesme: "Teşekkürler, başka görüşleri de alalım"
• Süre hatırlatma: "Herkesin 2 dakika hakkı var"
• Görüşü özetleme ve geçme

2. Agresif Katılımcı:

• Yüksek sesle konuşur
• Tehditkar tavır sergiler
• Kişisel saldırılarda bulunur

Çözüm:

• Sakin kalma, aynı tonu kullanmama
• Kural hatırlatma: "Kişisel eleştiriler kabul edilemez"
• Gerekirse ara verme
• Çok aşırı durumda toplantıdan çıkarma

3. Pasif-Agresif Katılımcı:

• Toplantıda sessiz kalır
• Sonra dedikodu yapar
• Kararlara uymaz

Çözüm:

• Doğrudan görüş sorma
• Yazılı görüş alma
• Kararları net tutanak altına alma

4. Sürekli İtiraz Eden:

• Her karara itiraz eder
• Çözüm önermez
• Toplantıyı tıkar

Çözüm:

• Alternatif çözüm isteme: "Sizin öneriniz nedir?"
• Oylama ile sonuçlandırma
• Azınlık görüşünü tutanağa geçirme

5. Konu Dışına Çıkan:

• İlgisiz konulara atlar
• Kişisel hikayeler anlatır
• Toplantıyı uzatır

Çözüm:

• Nazikçe gündeme döndürme
• "Dilek ve temenniler" maddesine yönlendirme
• Park etme ve sonra görüşme sözü verme

Kriz Anları

Kavga/Tartışma Tırmanması:

1. Toplantıya ara verme (5-10 dakika)
2. Taraflarla ayrı ayrı konuşma
3. Ortak nokta bulma çabası
4. Gerekirse konuyu erteleme

Çoğunluk Kaybı:

1. Yoklamayı yenileme
2. Kritik olmayan maddeleri erteleme
3. İkinci toplantı tarihi belirleme
4. Mevcut katılımla alınabilecek kararları tamamlama

Teknik Sorun:

1. Yedek plan hazır bulundurma
2. Elle tutanak tutma
3. Projeksiyon yerine basılı materyal

Toplantı Sonrası İşlemler

Tutanak Hazırlama

Tutanak İçeriği:

1. Toplantı bilgileri (tarih, saat, yer)
2. Katılımcı listesi
3. Gündem maddeleri ve görüşmeler özeti
4. Alınan kararlar (net ve açık)
5. Oylama sonuçları
6. Muhalefet şerhleri (varsa)
7. Divan heyeti imzaları

Tutanak Yazım İlkeleri:

• Objektif ve tarafsız dil
• Kısa ve öz ifadeler
• Kararların açık yazılması
• Görev ve sorumlulukların belirtilmesi
• Sürelerin not edilmesi

Örnek Karar Formatı:
"Karar No: 2024/05 - Asansör bakım sözleşmesinin ABC Asansör firmasıyla yıllık 36.000 TL bedelle yenilenmesine oybirliği ile karar verilmiştir."

Karar Dağıtımı

Paylaşım Yöntemleri:

• Toplantı sonrası 7 gün içinde tutanak dağıtımı
• E-posta ile PDF gönderimi
• Apartman panosuna asma
• Yönetim uygulamasında yayınlama
• Katılmayanlara ayrıca bilgilendirme

Takip ve Uygulama

Karar Takip Tablosu:

Karar No	Karar	Sorumlu	Süre	Durum
2024/01	Bütçe onayı	Yönetici	-	Tamamlandı
2024/02	Asansör bakımı	Yönetici	15 gün	Devam ediyor
2024/03	Bahçe düzenleme	Bahçe Kom.	2 ay	Başlanmadı

İlerleme Raporlama:

• Aylık durum güncellemesi
• Paydaşlara bilgilendirme
• Sorunları önceden bildirme

Dijital Toplantı Araçları

Online Toplantı Platformları

Zoom/Google Meet/Teams:

• Uzaktan katılım imkanı
• Ekran paylaşımı
• Kayıt özelliği
• Oylama araçları

Hibrit Toplantı:

• Fiziksel + online katılım
• Teknik altyapı gereksinimi
• Moderatör koordinasyonu

Yönetim Yazılımları

Apartman yönetim yazılımları (Apartora gibi) şu özellikleri sunar:

• Toplantı planlama: Tarih belirleme, davet gönderme
• Gündem yönetimi: Online gündem hazırlama
• Katılım takibi: Dijital yoklama
• Oylama: Online oylama sistemi
• Tutanak: Otomatik tutanak şablonu
• Karar takibi: Görev atama ve izleme

Yasal Hatırlatmalar

KMK Gereklilikleri

• Yılda en az bir olağan toplantı zorunlu
• Toplantı çağrısı en az 15 gün önce
• Çoğunluk sağlanamazsa 7 gün sonra ikinci toplantı
• Kararlar karar defterine yazılmalı
• Denetçi yılda en az bir kez denetim raporu sunmalı

Önemli Çoğunluklar

Karar Türü	Gerekli Çoğunluk
Olağan kararlar	Katılanların salt çoğunluğu
Yönetim planı değişikliği	Tüm maliklerin 4/5'i
Ortak alan değişikliği	Tüm maliklerin oy birliği
Kredi kullanma	Tüm maliklerin salt çoğunluğu

Karar İptali Riski

Kararların iptal edilmemesi için:

• Yasal sürelere uyum
• Çoğunluk şartlarına dikkat
• Usulüne uygun davet
• Doğru tutanak tutma
• Karar defterine işleme

Sonuç

Etkili toplantı yönetimi, apartman yönetiminin başarısının anahtarlarından biridir. İyi hazırlık, yapılandırılmış gündem, adil söz hakkı dağılımı ve profesyonel tutum, toplantıların verimli geçmesini sağlar.

Unutmayın: Toplantının amacı tartışmak değil, karar almaktır. Tüm paydaşları dinleyen, saygılı bir ortam yaratan ve sonuç odaklı ilerleyen bir yaklaşım benimseyin.

Dijital araçları kullanarak toplantı süreçlerinizi modernleştirin, ancak yüz yüze iletişimin değerini de göz ardı etmeyin. Başarılı bir apartman yönetimi, etkili iletişim ve katılımcı karar alma süreçleriyle mümkündür.