Apartora
Ana SayfaBlogApartman Yöneticiliği İçin Gerekli Evraklar: 2026 Tam Liste
Apartman Yönetimi

Apartman Yöneticiliği İçin Gerekli Evraklar: 2026 Tam Liste

Apartman yöneticiliği için gerekli evraklar; seçilme ve atanma belgelerinden karar defteri, gelir-gider kayıtları, denetim raporları ve devir-teslim dosyasına kadar bir bütündür. Bu rehberde 2026 için tam listeyi, her evrakın kim tarafından nasıl saklanacağını ve örnek bir arşiv düzeni hesabını bulacaksınız.

Apartora
21 Eylül 2026
13 dk okuma
0 görüntüleme
Özet

Apartman yöneticiliği için gerekli evraklar; seçilme ve atanma belgelerinden karar defteri, gelir-gider kayıtları, denetim raporları ve devir-teslim dosyasına kadar bir bütündür. Bu rehberde 2026 için tam listeyi, her evrakın kim tarafından nasıl saklanacağını ve örnek bir arşiv düzeni hesabını bulacaksınız.

Apartman Yöneticiliği İçin Hangi Evraklar Gerekir? (Kısa Yanıt)

Apartman yöneticiliği için gerekli evraklar temel olarak dört grupta toplanır: seçilme/atanma belgeleri, karar ve tutanak dosyası, mali kayıtlar ve teknik-güvenlik evrakları. Yönetici, göreve başladığı anda bu dosyaların eksiksiz devredilip devredilmediğini kontrol etmekle yükümlüdür; çünkü ileride doğacak uyuşmazlıklarda dayanak bu belgelerdir. Aşağıdaki liste, hem yeni seçilen yöneticinin hem de profesyonel yönetim devralan ekiplerin kullanabileceği bir kontrol şablonudur.

Özet: Evrak yönetimi bir "dosya açma" işi değil, bir süreklilik işidir. Karar defteri, mali kayıtlar ve teknik raporlar birbirini doğrulamalıdır. Bir belge eksikse yönetici bunu genel kurula yazılı olarak bildirmelidir.

Bu dört grubu birbirinden bağımsız düşünmek, uygulamada en sık yapılan hatadır. Örneğin bir asansör bakım sözleşmesi hem mali kayıtlar (ödeme planı), hem teknik evraklar (periyodik kontrol raporu), hem de karar dosyası (genel kurulun hizmet alım kararı) içinde iz bırakır. Aynı belge birden fazla dosyada farklı işlevle yer alır; bu yüzden arşiv düzeni kurarken "tek belge, tek dosya" yaklaşımı yerine "tek belge, ilgili tüm dosyalarda referans" yaklaşımı benimsenmelidir. Aksi halde bir dosyada bulunan belge diğerinde arandığında bulunamaz ve denetim sırasında tutarsızlık izlenimi doğar.

Yönetici Seçilme ve Atanma Belgeleri

Yöneticinin göreve başlamasını belgeleyen evraklar, tüm diğer dosyaların hukuki dayanağıdır. Genel kurulda yapılan seçim, tutanağa geçirilmedikçe ve kat malikleri kurulu kararı imzalanmadıkça yöneticilik sıfatı ispatlanamaz. Bu nedenle seçim tutanağı, toplantı çağrısı, hazirun listesi ve varsa vekaletnameler bir arada saklanmalıdır.

Atama yoluyla görevlendirme yapıldıysa (örneğin yönetici seçilemediği için mahkeme kararıyla atanan bir yönetici söz konusuysa), mahkeme kararının aslı veya onaylı örneği dosyaya girmelidir. Profesyonel bir yönetim şirketiyle çalışılıyorsa, genel kurul kararına ek olarak imzalanan hizmet sözleşmesi ve şirketin yetkili personel listesi de bu dosyada tutulur. Yönetici değişikliğine ilişkin süreç ve çağrı takvimi için Yönetici Değişikliği Nasıl Yapılır? (2025 Rehberi) yazısındaki adımlardan yararlanabilirsiniz.

Seçim dosyasının en kritik parçası, çağrının usulüne uygun yapıldığını gösteren belgedir. Çağrı, toplantı tarihinden makul bir süre önce tüm kat maliklerine ulaştırılmalı ve ulaştırma tarihi kayda geçirilmelidir. Uygulamada, çağrının elden tebliğ edilip imza karşılığı alınması veya iadeli taahhütlü posta ile gönderilmesi yaygın bir yöntemdir; bu bir zorunluluk değil, ispat kolaylığı sağlayan bir tercihtir. Çağrı tarihi ile toplantı tarihi arasındaki sürenin kısa tutulması, katılım oranını düşürebilir ve karar yeter sayısını riske atabilir.

Yönetici atama evrakları kontrol listesi

Evrak Kim hazırlar? Nerede saklanır?
Genel kurul toplantı çağrısı Yönetim kurulu / yönetici Karar dosyası
Hazirun (katılım) listesi Toplantı divanı Karar dosyası
Seçim kararı tutanağı Toplantı divanı Karar defteri
Vekaletnameler Kat maliki Karar dosyası
Yönetim sözleşmesi (varsa) Yönetici + kurul Sözleşme dosyası
Mahkeme atama kararı (varsa) Mahkeme Karar dosyası
Yönetici kimlik ve iletişim bilgileri Yönetici Ana dosya

Karar Defteri ve Tutanaklar

Karar defteri, apartman yönetiminin hafızasıdır. Genel kurul kararları, yönetim kurulu kararları ve önemli yazışmalar bu deftere tarih sırasıyla işlenir. Defterin sayfalarının numaralı olması ve kararların katılanlar tarafından imzalanması, sonradan "bu karar alınmadı" itirazlarının önüne geçer. Örneğin 40 daireli bir apartmanda 2026 Mart ayında yapılan olağan genel kurulda 22 malikin katıldığını varsayalım; tutanakta katılanların ad-soyad ve imza sütunlarının eksiksiz doldurulması, sonradan yapılacak itirazlarda kararın geçerliliğini korur. (Bu katılım sayısı yalnızca örnek bir senaryodur.)

Karar defterinin yanında ayrıca bir işlem dosyası tutulması önerilir. Bu dosyada genel kurul kararlarının fotokopileri, yönetici tarafından alınan günlük kararlar (örneğin asansör bakım firması seçimi) ve kurula sunulan yazılı teklifler yer alır. Böylece defter sadece kararı, dosya ise kararın gerekçesini ve eklerini taşır. Karar defterinin düzeni ile ilgili ayrıntılı bir çerçeve için Apartman Aidatı Nasıl Belirlenir? yazısındaki karar alma akışı da yol gösterici olabilir.

Karar defterinde sık atlanan bir ayrıntı, kararın gerekçesinin yazılmamasıdır. "Asansör bakım firması değiştirilsin" kararı tek başına yeterli değildir; hangi tekliflerin alındığı, neden bu firmanın seçildiği ve eski sözleşmenin ne olacağı da tutanağa geçmelidir. Bir yıl sonra aynı karar sorgulandığında, gerekçe yoksa yönetici "neden bu firma" sorusuna yazılı cevap veremez. Bu nedenle karar metninin altına kısa bir gerekçe paragrafı eklemek, uygulamada denetimi kolaylaştıran bir alışkanlıktır.

Karar türlerine göre saklama

  • Genel kurul kararları: Karar defterine yazılır, ayrıca toplantı tutanağı dosyalanır.
  • Yönetim kurulu kararları: Tarih ve sayı verilerek deftere işlenir.
  • Acil kararlar: Alındığı tarihten itibaren en kısa sürede kurula bildirilir; bildirim yazısı da dosyaya girer.
  • İtirazlar: Kat malikinin yazılı itirazı ve yöneticinin cevabı aynı dosyada saklanır.

Mali Kayıtlar: Gelir-Gider Defteri, Faturalar ve Banka Belgeleri

Mali evraklar, yöneticinin en çok denetlenen dosyasıdır. Gelir-gider defteri, alınan aidatların ve yapılan harcamaların günlük olarak işlendiği kayıttır. Her satırda tarih, açıklama, tutar ve belge numarası bulunmalıdır. Faturalar, makbuzlar ve banka dekontları bu defterdeki kayıtlarla eşleşmelidir.

Örnek bir hesapla somutlaştıralım: 100 daireli bir sitede aylık aidat 1.500 TL ise aylık ortak gelir 150.000 TL olur. Yıllık 1.800.000 TL'lik bu bütçenin yüzde 70'i düzenli giderlere (temizlik, güvenlik, asansör, elektrik, su) ayrılırsa yaklaşık 1.260.000 TL sabit gider, kalan 540.000 TL ise bakım-onarım ve yedek akçe için kullanılabilir. Bu örnek, hangi evrakın neden gerekli olduğunu gösterir: uygulamada, sabit gider kalemlerinin her biri için fatura veya sözleşmenin dosyada bulunması beklenir; böylece yıl sonu denetiminde her harcamanın belgesi gösterilebilir. (Yukarıdaki tutarlar ve oranlar yalnızca örnek hesaplamadır; gerçek bütçe daire sayısı, aidat tutarı ve hizmet kapsamına göre değişir.)

Mali dosyanın en zayıf halkası, tahsilat ile kayıt arasındaki zaman farkıdır. Bir malik aidatı ayın 5'inde öderken bir diğeri ayın 25'inde ödeyebilir; deftere işlenen tarih ile bankaya geçen tarih farklı olabilir. Bu farkı kapatmak için her tahsilatın yanına banka dekont numarasının yazılması, yıl sonu mutabakatını hızlandırır. Aksi halde denetim sırasında "bu ödeme hangi dekonta karşılık geliyor" sorusu cevapsız kalır ve kayıtların güvenilirliği tartışmaya açılır.

Mali evrak listesi

Evrak Sıklık Örnek kullanım
Gelir-gider defteri Sürekli Aidat tahsilatı ve harcama takibi
Aidat makbuzu / e-dekont Her tahsilatta Ödeme ispatı
Tedarikçi faturaları Hizmet alımında Gider belgesi
Banka hesap ekstreleri Aylık Nakit akışı doğrulaması
Yedek akçe kayıtları Aylık Fon birikimi takibi
Yıllık denetim raporu Yılda en az bir Genel kurula sunum

Denetim ve İbra Belgeleri

Denetçi (veya denetim kurulu), yöneticinin mali kayıtlarını inceleyerek genel kurula rapor sunar. Bu rapor, yöneticinin ibrası için temel dayanaktır. Denetim raporunda; gelir-gider defterinin incelendiği, faturaların kontrol edildiği, banka bakiyesi ile kayıtların uyumlu olduğu ve varsa eksikliklerin belirtildiği yazılı olmalıdır.

İbra kararı, genel kurul tutanağına geçirilir ve karar defterine işlenir. İbra edilmeyen yönetici için sonraki dönemde sorumluluk iddiaları gündeme gelebileceğinden, denetim raporunun ve ibra kararının ayrı bir dosyada saklanması faydalıdır. Ayrıca yönetici değişikliğinde devir-teslim tutanağı düzenlenmesi, hem eski hem yeni yöneticiyi korur. Uygulamada, denetim raporunun genel kuruldan en az birkaç gün önce kat maliklerine yazılı olarak duyurulması, toplantıda tartışmaların kısalmasına yardımcı olur; bu bir zorunluluk değil, iyi bir uygulama örneğidir.

Denetim raporunun içeriği, yöneticinin savunmasını da şekillendirir. Rapor "kayıtlar incelendi, uygun bulundu" gibi tek cümlelik bir metin olursa, ibra kararının dayanağı zayıf kalır. Bunun yerine hangi dönemin incelendiği, hangi belgelerin görüldüğü ve varsa farkların nasıl açıklandığı maddeler halinde yazılmalıdır. Örneğin denetçi, gelir-gider defterindeki toplam gider ile fatura toplamı arasında bir fark görürse, bu farkın nedenini (bekleyen fatura, iade, düzeltme kaydı) raporda belirtmelidir. Bu tür bir ayrıntı, sonraki dönemde yönetici değişse bile kurumsal hafızayı korur.

Teknik ve Güvenlik Evrakları

Apartmanın teknik sistemlerine ilişkin evraklar, hem güvenlik hem de yasal uyum açısından kritiktir. Asansör, ısıtma sistemi, yangın ekipmanları ve su depoları için düzenli bakım ve kontrol kayıtları tutulmalıdır. Bu kayıtlar, olası bir kazada yöneticinin "gerekli önlemleri aldığını" gösteren en güçlü delildir.

Asansör periyodik kontrolünde, muayene mühendisinin ölçüm donanımıyla birlikte kontrole katılması ve bu donanımın kendisine zimmetlenmesi Asansör Periyodik Kontrol Yönetmeliği madde 19'da düzenlenmiştir. Bu nedenle asansör kontrol raporlarının, muayene kuruluşu tarafından düzenlenen resmi belgelerle birlikte saklanması gerekir. Isıtma sistemlerinde ise Binalarda Enerji Performansı Yönetmeliği madde 14 uyarınca sıvı, gaz ve katı yakıtlı merkezi ısıtma sistemlerinde her işletme döneminin başlangıcında ve yılda en az bir kez baca gazı analizi ve sistem bakımı yaptırılması, sistem performansını içeren raporun gerektiğinde ilgili mercilere sunulmak üzere saklanması öngörülmüştür.

Teknik dosyanın en sık aksayan parçası, raporların tarih sırasıyla değil konu başlığına göre dosyalanmasıdır. Asansör raporları ayrı, baca raporları ayrı klasörlerde tutulduğunda, "bu yıl hangi kontroller yapıldı" sorusuna tek bakışta cevap vermek zorlaşır. Bunun yerine yıl bazlı bir ana klasör açıp altına konu klasörleri koymak, hem denetimde hem de yönetici değişiminde işi kolaylaştırır. Örneğin 2026 klasörünün altında "asansör", "ısıtma", "su deposu", "yangın" ve "elektrik" alt klasörleri bulunabilir; her alt klasörün ilk sayfasına o yılın kontrol takvimi konulabilir.

Teknik evrak kontrol listesi

  • Asansör periyodik kontrol raporları
  • Baca gazı analizi ve ısıtma sistemi bakım raporları
  • Su deposu temizlik ve dezenfeksiyon kayıtları
  • Yangın tüpü ve yangın algılama sistemi bakım belgeleri
  • Elektrik tesisatı topraklama ve kaçak akım test raporları
  • Jeneratör ve hidrofor bakım kayıtları

Personel ve Hizmet Sözleşmeleri

Apartmanda kapıcı, temizlik görevlisi veya güvenlik personeli çalışıyorsa, bunlara ait iş sözleşmeleri, SGK bildirgeleri, maaş bordroları ve izin kayıtları yönetici tarafından saklanır. Personel sayısı arttıkça bu dosya da büyür; örneğin 3 personelli bir sitede aylık bordro, SGK bildirgesi ve izin formu olmak üzere en az üç ayrı evrak seti oluşur. Yıllık bazda düşünüldüğünde 3 personel için 36 bordro, 36 SGK bildirgesi ve personel başına izin formları ayrı ayrı dosyalanır; bu da yılda 70'in üzerinde evrak kalemi anlamına gelir. (Bu sayılar örnek hesaplamadır.)

Dış hizmet sağlayıcılarla (temizlik firması, güvenlik şirketi, asansör bakım firması) yapılan sözleşmeler de bu dosyada tutulur. Sözleşmelerin süre, ücret, hizmet kapsamı ve fesih koşullarını içermesi; yenileme tarihlerinin takip edilmesi gerekir. Sözleşme yenileme tarihi kaçırılırsa hizmet kesintisi veya fiyat artışı riski doğar. Örneğin 12 aylık bir temizlik sözleşmesinin bitiş tarihinden en az bir ay önce yenileme görüşmesi yapılması, hizmette boşluk oluşmasını engeller; bu bir zorunluluk değil, uygulamada sık başvurulan bir yöntemdir.

Personel dosyasında dikkat edilmesi gereken bir kenar durum, personelin görev değişikliği veya ayrılışıdır. Bir kapıcı görevinden ayrıldığında, son maaş bordrosu, kıdem ve ihbar hesaplaması, teslim ettiği anahtar ve demirbaş listesi aynı dosyaya eklenmelidir. Bu belgeler olmadan, ayrılıştan aylar sonra gelen bir alacak talebine cevap vermek zorlaşır. Uygulamada, ayrılış dosyasının ayrı bir zarf içinde kapatılıp "ayrılan personel" klasörüne konulması, aktif personel dosyasının şişmesini engeller.

Dijital Arşiv ve Belge Yönetimi

Evrak yönetiminin en zayıf noktası, fiziksel dosyaların kaybolması veya yönetici değişiminde devredilmemesidir. Bunun önüne geçmek için karar defteri taramaları, faturalar ve teknik raporlar bulut tabanlı bir arşivde yedeklenebilir. Piyasadaki bazı apartman yönetim çözümleri, aidat takibi, gider kayıtları ve belge arşivini tek panelde toplayarak devir-teslim sürecini kolaylaştırır; ancak hangi araç kullanılırsa kullanılsın, yasal olarak saklanması gereken belgelerin asılları yine fiziksel dosyada bulunmalıdır. Aidat tahsilatının dijitalleşmesiyle ilgili olarak Aidat Ödemelerini Online Almayı Sağlayan Güvenilir Banka Entegrasyonlu Sistemler yazısındaki kriterler de yol gösterici olacaktır.

Dijital arşivde dikkat edilmesi gereken nokta, kişisel verilerin korunmasıdır. Kat maliklerinin kimlik bilgileri, vekaletnameler ve personel özlük dosyaları yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği şekilde saklanmalı; genel kurulda herkese açık şekilde paylaşılmamalıdır. Erişim yetkileri yıllık olarak gözden geçirilmelidir. Örneğin 100 daireli bir sitede dijital arşive tam erişimi olan kişi sayısının 2-3 ile sınırlı tutulması, veri erişim riskini azaltır; bu bir tavsiye niteliğindedir.

Dijital arşivin bir diğer riski, dosya adlandırma tutarsızlığıdır. Aynı fatura bir yerde "fatura_mart.pdf", başka bir yerde "2026-03-temizlik.pdf" olarak kaydedilirse, arama sırasında belge bulunamaz. Bunun önüne geçmek için basit bir adlandırma kuralı belirlenebilir: yıl-ay-konu-tutar sırası. Örneğin "2026-03-asansor-4500.pdf" gibi bir ad, hem tarih hem konu hem de tutar bilgisini taşır. Bu kural bağlayıcı değildir; ancak uygulamada arşiv tutarlılığını artırdığı görülür. Kural yazılı hale getirilip yeni yöneticiye devredilirse, devir sonrası ilk aylarda yaşanan karışıklık azalır.

Devir-Teslim Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Yönetici değişikliğinde devir-teslim tutanağı, hangi evrakın kime teslim edildiğini gösteren imzalı bir belgedir. Tutanakta; karar defteri, mali kayıtlar, banka bilgileri, sözleşmeler, teknik raporlar ve anahtar/şifre teslimi ayrı ayrı sayılmalıdır. Eksik evrak varsa tutanağa "teslim edilmedi" şeklinde yazılmalı ve yeni yönetici bu eksikliği genel kurula bildirmelidir.

Devir sırasında banka hesaplarındaki bakiye ile gelir-gider defterindeki kayıtlar karşılaştırılmalıdır. Örneğin defterde 85.000 TL bakiye görünüyor ancak bankada 70.000 TL varsa, farkın nedeni (bekleyen ödeme, işlemde olan havale) yazılı olarak açıklanmalıdır. Bu tür kontroller, sonraki dönemde "para nerede" tartışmalarını baştan engeller. (Bu tutarlar örnek hesaplamadır.) Devir-teslim sırasında ayrıca anahtar, kumanda ve şifrelerin listelenmesi, sonraki dönemde erişim sorunlarının önüne geçer.

Devir tutanağının en çok atlanan bölümü, açık işler listesidir. Devir anında devam eden bir asansör arızası, imzalanmayı bekleyen bir sözleşme veya ödenmemiş bir fatura varsa, bunlar tutanağa madde madde yazılmalıdır. Aksi halde yeni yönetici bu işleri fark etmez, eski yönetici ise "ben devrettim" diyerek sorumluluktan çıktığını düşünür. Uygulamada, açık işler listesinin her maddesinin yanına bir sorumlu ve bir tarih yazılması, devir sonrası ilk haftalarda yaşanan belirsizliği azaltır. Bu bir zorunluluk değil, iyi bir devir pratiğidir.

Sık Yapılan Evrak Hataları ve Önlemler

En sık karşılaşılan hata, kararların sözlü alınıp deftere işlenmemesidir. Genel kurulda "asansör bakımı için şu firmayla anlaşılsın" denmiş ancak karar yazılmamışsa, sonradan bu harcamanın dayanağı gösterilemez. İkinci sık hata, faturaların kaybolması ve gelir-gider defteriyle eşleşmemesidir. Üçüncüsü ise teknik raporların (asansör, baca, su deposu) süresi geçtikten sonra yenilenmemesidir.

Bu hataları önlemek için basit bir yöntem uygulanabilir: her ayın sonunda "evrak kapanışı" yapılır. Bu kapanışta o ayın faturaları defterle karşılaştırılır, eksik belgeler listelenir ve tamamlanması için sorumlu atanır. Yılda bir kez de tüm dosyalar gözden geçirilerek süresi yaklaşan teknik raporlar için takvim oluşturulur. Örneğin 12 aylık bir takvimde asansör kontrolü, baca analizi, su deposu temizliği ve yangın tüpü kontrolü ayrı ayrı aylara yerleştirilerek çakışma önlenir; bu bir öneri niteliğindedir, bağlayıcı bir takvim değildir.

Bir diğer yaygın hata, evrakın yalnızca yöneticinin kişisel bilgisayarında tutulmasıdır. Yönetici hastalandığında veya görevi bıraktığında, dosyalara erişim tamamen kesilebilir. Bunun önüne geçmek için kritik belgelerin (karar defteri taraması, güncel sözleşmeler, banka bilgileri) en az iki yetkili kişinin erişebileceği bir ortamda tutulması önerilir. Örneğin yönetici ve denetçinin ortak erişimi olan bir klasör, hem yedeklilik hem de denetim kolaylığı sağlar. Bu düzenleme bağlayıcı bir kural değildir; ancak uygulamada iş sürekliliğini koruduğu görülür.

Sıkça Sorulan Sorular

Apartman yöneticisi hangi evrakları saklamak zorundadır?

Karar defteri, genel kurul tutanakları, gelir-gider defteri, faturalar, banka kayıtları, denetim raporları, personel sözleşmeleri ve teknik bakım raporları temel evraklardır. Bunların asılları fiziksel dosyada, kopyaları dijital arşivde saklanabilir. Hangi evrakın hangi dosyada tutulacağını yukarıdaki kontrol listelerinden takip edebilirsiniz.

Yönetici seçilme tutanağı olmadan görev yapabilir mi?

Hayır. Yöneticilik sıfatı, genel kurul kararı ve tutanağıyla belgelenir. Tutanak olmadan yapılan işlemler sonradan itiraza konu olabilir; bu nedenle seçim tutanağının imzalı ve tarihli olması gerekir. Tutanakta toplantı tarihi, katılan maliklerin listesi ve seçim sonucu ayrı ayrı yer almalıdır.

Karar defteri kaybolursa ne yapılmalı?

Mevcut tutanaklar ve yazışmalar toplanarak defter yeniden oluşturulmaya çalışılır. Genel kurulda durum tutanağa geçirilir ve yeni bir defter açılır. Eski kararların kopyaları varsa bunlar da eklenir. Bu süreçte kat maliklerine yazılı bilgilendirme yapılması, sonradan doğabilecek tereddütleri azaltır.

Denetim raporu her yıl zorunlu mu?

Denetim, genel kurulun yöneticiyi ibra edebilmesi için yapılır. Uygulamada her hesap dönemi sonunda denetim yapılması ve raporun genel kurula sunulması beklenir. Denetçi atanmamışsa genel kurul bu görevi bir kat malikine verebilir. Denetim raporunun yazılı olması, sonraki dönemlerde referans olarak kullanılmasını kolaylaştırır.

Teknik raporların süresi geçerse ne olur?

Asansör, ısıtma ve yangın sistemlerine ilişkin periyodik kontrollerin aksatılması hem güvenlik riski hem de sorumluluk doğurur. Olası bir kazada güncel raporun bulunmaması, yöneticinin önlem alma yükümlülüğünü yerine getirmediği iddiasına yol açabilir. Bu nedenle teknik raporların takvimlendirilmesi ve süresi dolmadan yenilenmesi önemlidir.

Evraklar dijital ortamda saklanabilir mi?

Kopyalar dijital ortamda saklanabilir ancak karar defteri gibi belgelerin asıllarının fiziksel olarak korunması gerekir. Dijital arşivde kişisel verilerin erişim yetkisi kısıtlı tutulmalıdır. Erişim yetkileri yıllık olarak gözden geçirilmeli ve kimin hangi belgeye eriştiği kayıt altına alınmalıdır.

Kat malikleri evrakları görmek isterse ne yapılmalı?

Kat maliklerinin mali kayıtları ve kararları inceleme talepleri, uygulamada genellikle makul bir çerçevede karşılanır. Talebin yazılı alınması, hangi belgenin incelendiğinin kayda geçirilmesi ve kişisel veri içeren bölümlerin gizliliğinin korunması, hem yöneticiyi hem malikleri korur. Bu konuda somut uyuşmazlık doğarsa hukuki danışmanlık alınması yerinde olur.


Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki görüş niteliği taşımaz. Somut olayınıza ilişkin işlem yapmadan önce bir avukata veya yetkili uzmana danışmanız önerilir.

Sık Sorulan Sorular

Apartman yöneticisi hangi evrakları saklamak zorundadır?

Karar defteri, genel kurul tutanakları, gelir-gider defteri, faturalar, banka kayıtları, denetim raporları, personel sözleşmeleri ve teknik bakım raporları temel evraklardır. Bunların asılları fiziksel dosyada, kopyaları dijital arşivde saklanabilir.

Yönetici seçilme tutanağı olmadan görev yapabilir mi?

Hayır. Yöneticilik sıfatı, genel kurul kararı ve tutanağıyla belgelenir. Tutanak olmadan yapılan işlemler sonradan itiraza konu olabilir; bu nedenle seçim tutanağının imzalı ve tarihli olması gerekir.

Karar defteri kaybolursa ne yapılmalı?

Mevcut tutanaklar ve yazışmalar toplanarak defter yeniden oluşturulmaya çalışılır. Genel kurulda durum tutanağa geçirilir ve yeni bir defter açılır. Eski kararların kopyaları varsa bunlar da eklenir.

Denetim raporu her yıl zorunlu mu?

Denetim, genel kurulun yöneticiyi ibra edebilmesi için yapılır. Uygulamada her hesap dönemi sonunda denetim yapılması ve raporun genel kurula sunulması beklenir. Denetçi atanmamışsa genel kurul bu görevi bir kat malikine verebilir.

Teknik raporların süresi geçerse ne olur?

Asansör, ısıtma ve yangın sistemlerine ilişkin periyodik kontrollerin aksatılması hem güvenlik riski hem de sorumluluk doğurur. Olası bir kazada güncel raporun bulunmaması, yöneticinin önlem alma yükümlülüğünü yerine getirmediği iddiasına yol açabilir. Bu nedenle teknik raporların takvimlendirilmesi ve süresi dolmadan yenilenmesi önemlidir.

Evraklar dijital ortamda saklanabilir mi?

Kopyalar dijital ortamda saklanabilir ancak karar defteri gibi belgelerin asıllarının fiziksel olarak korunması gerekir. Dijital arşivde kişisel verilerin erişim yetkisi kısıtlı tutulmalıdır. Erişim yetkileri yıllık olarak gözden geçirilmeli ve kimin hangi belgeye eriştiği kayıt altına alınmalıdır.

Apartora ile kolaylaştırın

Aidat ve ortak giderleri elle takip etmeyin

Apartora ile aidatları otomatik hesaplayın, sakinlere anında bildirin ve tahsilatı tek panelden yönetin. Kağıt-kalem ve dağınık WhatsApp gruplarına son.

Aidat takip programını incele

21 gün ücretsiz • Kredi kartı gerekmez

⚠️ Yasal Uyarı ve Sorumluluk Reddi

Bu içerik yalnızca genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Hukuki mütalaa, mali danışmanlık, yatırım tavsiyesi veya mesleki görüş niteliği taşımaz. Okuyucu ile herhangi bir danışmanlık ilişkisi oluşturmaz.

  • •Mevzuat değişebilir: Bu yazı, yayın tarihindeki mevzuata göre hazırlanmıştır. Kanun, yönetmelik ve yargı kararları değişmiş olabilir. Güncel mevzuat için Resmi Gazete'yi kontrol edin.
  • •Her durum farklıdır: Apartman/site yönetim planları, sözleşmeler ve yerel uygulamalar farklılık gösterir. Genel bilgiler sizin durumunuza uymayabilir.
  • •Profesyonel destek alın: Karar vermeden önce mutlaka Avukat, SMMM veya ilgili alanın uzmanına danışın.
  • •Hesaplama araçları tahminidir: Sitemizdeki hesaplama araçları yaklaşık sonuç verir, resmi işlemler için yetkili kurumları kullanın.

Apartora, bu içeriğin kullanımından, yorumlanmasından veya içeriğe dayanılarak alınan kararlardan doğabilecek doğrudan, dolaylı, özel veya arızi zararlardan hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.

© 2026 Apartora • Tüm hakları saklıdır.
Yayın tarihi: 21 Eylül 2026

Bu yazı faydalı oldu mu?

Önceki YazıOtopark Yönetmeliği 2026: Apartman ve Siteler İçin Yeni Kurallar
Sonraki yazı yok

Popüler Yazılar

1

Merkezi Isıtmadan Bireysel Isıtmaya Geçiş: Karar Süreci ve Yasal Şartlar

48 görüntüleme

2

Yangın Merdivenine Eşya Koymanın Cezası Nedir 2026?

23 görüntüleme

3

Site ve Apartmanlarda Otopark Yönetmeliği 2026: Her Daireye Bir Park Yeri Zorunluluğu

21 görüntüleme

4

Özel Güvenlik Şirketi Nasıl Kurulur? (2026) Adım Adım Rehber

19 görüntüleme

5

Apartman Yöneticisi için Excel ve Dijital Araçlar Rehberi

18 görüntüleme

İlgili Yazılar

Apartman Yöneticisi Olmazsa Ne Olur? Zorunlu Yönetici Atama

6 dk okuma

Apartman Yöneticisi için Excel ve Dijital Araçlar Rehberi

Apartman Yöneticisi için Excel ve Dijital Araçlar Rehberi

6 dk okuma

Apartman Yöneticisi için Etkili Toplantı Yönetimi Rehberi

Apartman Yöneticisi için Etkili Toplantı Yönetimi Rehberi

6 dk okuma

Kategoriler

Apartman YönetimiGüvenlik ŞirketiTemizlik ŞirketiAidat ve FinansHukuk ve MevzuatGenelHaberlerRehberGüncellemeler

Apartora'yı Deneyin

21 gün ücretsiz deneme ile başlayın!

Apartora

Profesyonel iş yönetim platformu - Apartman, güvenlik ve temizlik şirketleri için kapsamlı çözümler

WhatsApp: 0850 840 7148[email protected]+90 506 793 63 08

Apartora Sites

  • Ürün Tanıtımı
  • Aidat Takip Programı
  • Paketler ve Fiyatlar
  • Gizlilik Politikası
  • Kullanım Şartları

Apartora Security

  • Ürün Tanıtımı
  • Paketler ve Fiyatlar
  • Gizlilik Politikası
  • Kullanım Şartları

Apartora Clean

  • Ürün Tanıtımı
  • Paketler ve Fiyatlar
  • Gizlilik Politikası
  • Kullanım Şartları

Apartora Management

  • Ürün Tanıtımı
  • Paketler ve Fiyatlar

Hızlı Bağlantılar

  • Hakkımızda
  • Blog
  • İletişim
  • Ücretsiz Dene
  • Teslimat ve İade
  • Mesafeli Satış Sözleşmesi
  • Ön Bilgilendirme Formu

Güvenli Ödeme

256-bit SSL Güvenliği

Ödeme Yöntemleri:

PayTR

Güvenli ödeme altyapısı PayTR tarafından sağlanmaktadır

Apartora'yı telefonunuza indirin

Aidat, duyuru ve talepler cebinizde. iOS ve Android için ücretsiz.

İndirinApp StoreŞuradan indirinGoogle Play

© 2026 Apartora. Tüm hakları saklıdır.

Sistem Durumu:
Hakkımızda•İletişim