Apartman Yönetimi İçin Gerekli Belgeler
Apartman yöneticisi olarak görev yapmak, birçok yasal ve idari belgenin düzenli tutulmasını gerektirir. Bu belgeler hem yasal zorunlulukları karşılar hem de olası anlaşmazlıklarda kanıt niteliği taşır. Bu rehberde, apartman yönetimi için gerekli tüm belgeleri ve bunların nasıl hazırlanacağını detaylı şekilde ele alacağız.
Zorunlu Belgeler Listesi
1. Yönetim Planı
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre her apartmanın bir yönetim planı olması zorunludur.
İçermesi gerekenler:
- Ortak alan tanımları
- Gider paylaşım yöntemi
- Yönetici seçim usulü
- Toplantı kuralları
- Ceza hükümleri
2. Kat Malikleri Kurulu Kararları
Her toplantının tutanakla belgelenmesi gerekir.
Karar defterinde bulunması gerekenler:
- Toplantı tarihi ve saati
- Katılanların listesi ve imzaları
- Gündem maddeleri
- Alınan kararlar
- Oy dağılımı
3. İşletme Projesi (Tahmini Bütçe)
Yıllık giderlerin planlandığı belgedir.
Bölümleri:
- Personel giderleri
- Bakım-onarım giderleri
- Enerji giderleri (elektrik, su, doğalgaz)
- Sigorta ve vergi giderleri
- Yedek akçe
- Beklenmeyen giderler
4. Mali Belgeler
| Belge | Saklama Süresi | Açıklama |
|---|---|---|
| Gelir-gider tablosu | 10 yıl | Aylık düzenlenmeli |
| Banka hesap özeti | 10 yıl | Her ay alınmalı |
| Fatura ve makbuzlar | 10 yıl | Asılları saklanmalı |
| Aidat tahsilat fişleri | 10 yıl | Numaralandırılmalı |
Sözleşmeler ve Anlaşmalar
Personel Sözleşmeleri
Kapıcı, güvenlik, temizlik personeli için:
- İş sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
- İşçi özlük dosyası
- İş sağlığı ve güvenliği belgeleri
Hizmet Sözleşmeleri
- Asansör bakım sözleşmesi (zorunlu)
- Bahçe bakım sözleşmesi
- Temizlik hizmeti sözleşmesi
- Güvenlik hizmeti sözleşmesi
- İlaçlama sözleşmesi
Teknik Belgeler
Bina Güvenlik Belgeleri
| Belge | Geçerlilik | Düzenleyen |
|---|---|---|
| Asansör periyodik muayene | 1 yıl | A tipi muayene kuruluşu |
| Yangın söndürme sistemi | 1 yıl | Yetkili firma |
| Elektrik tesisatı kontrolü | 5 yıl | Elektrik mühendisi |
| Doğalgaz tesisatı | 2 yıl | Yetkili firma |
| Kazan muayenesi | 1 yıl | İş güvenliği uzmanı |
Sigorta Belgeleri
- Zorunlu deprem sigortası (DASK) - tüm bağımsız bölümler
- Bina ortak alan sigortası (önerilen)
- İşveren mali sorumluluk sigortası (personel varsa)
Belge Hazırlama Rehberi
Toplantı Tutanağı Şablonu
KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI TUTANAĞI
Tarih: ../../....
Saat: ..:..
Yer: ......................
GÜNDEM:
1. Açılış ve yoklama
2. Divan heyeti seçimi
3. [Gündem maddeleri]
4. Dilek ve temenniler
5. Kapanış
ALINAN KARARLAR:
Karar 1: ......................
Oy durumu: ... kabul, ... ret
İMZALAR:
Divan Başkanı:
Katip:
Kat Malikleri:
İşletme Projesi Şablonu
[YIL] YILI İŞLETME PROJESİ
A. GELİRLER
- Aidat gelirleri: ......... TL
- Kira gelirleri: .......... TL
- Diğer gelirler: .......... TL
TOPLAM GELİR: .............. TL
B. GİDERLER
1. Personel Giderleri
- Maaş: ................. TL
- SGK: .................. TL
2. Bakım Giderleri
- Asansör: .............. TL
- Bahçe: ................ TL
3. Enerji Giderleri
- Elektrik: ............. TL
- Su: ................... TL
- Doğalgaz: ............. TL
TOPLAM GİDER: .............. TL
Dijital Belge Yönetimi
Modern apartman yönetiminde belgelerin dijital ortamda saklanması büyük avantaj sağlar:
Dijitalleştirmenin faydaları:
- Kolay erişim ve arama
- Yedekleme güvenliği
- Yer tasarrufu
- Hızlı paylaşım
- Çevreye duyarlılık
Apartora ile belge yönetimi:
- Tüm belgeler bulut ortamında
- Otomatik yedekleme
- Yetki bazlı erişim
- PDF ve görsel formatları destekler
- Arama ve filtreleme
Yıllık Belge Takvimi
| Ay | Yapılacak İşlem | Belge |
|---|---|---|
| Ocak | İşletme projesi hazırlama | Bütçe taslağı |
| Şubat | Olağan genel kurul | Toplantı tutanağı |
| Mart | Asansör muayenesi | Periyodik kontrol raporu |
| Haziran | Yarıyıl değerlendirmesi | Gelir-gider raporu |
| Eylül | Yangın söndürücü kontrolü | Bakım belgesi |
| Kasım | Kazan bakımı | Muayene raporu |
| Aralık | Yıl sonu kapanış | Mali rapor |
Belge Saklama Kuralları
- Fiziksel belgeler: Kuru, karanlık ve güvenli bir alanda
- Dijital belgeler: En az 2 farklı yerde yedek
- Gizli belgeler: Kilitli dolap veya şifreli klasör
- Eski belgeler: 10 yıl sonra imha tutanağı ile
Sonuç
Düzenli ve eksiksiz belge yönetimi, profesyonel apartman yönetiminin olmazsa olmazıdır. Bu belgeler yasal zorunlulukları karşılamanın ötesinde, şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim anlayışının göstergesidir. Apartora gibi modern yönetim yazılımları, tüm bu belgelerin dijital ortamda düzenlenmesini ve saklanmasını kolaylaştırır.
Sık Sorulan Sorular
Apartman yöneticisi hangi belgeleri tutmak zorundadır?
Yönetim planı, karar defteri, işletme projesi, gelir-gider tablosu, faturalar, sözleşmeler ve periyodik muayene raporları zorunlu belgelerdir. Bu belgeler en az 10 yıl saklanmalıdır.
Toplantı tutanağında neler olmalı?
Tarih, saat, yer, katılımcı listesi, gündem maddeleri, alınan kararlar, oy dağılımı ve imzalar bulunmalıdır. Tutanak karar defterine işlenmeli ve saklanmalıdır.
Belgeler ne kadar süre saklanmalı?
Mali belgeler, faturalar ve sözleşmeler en az 10 yıl saklanmalıdır. Personel belgeleri işçinin ayrılmasından sonra 10 yıl daha tutulmalıdır.
Apartman belgeleri dijital ortamda saklanabilir mi?
Evet, belgeler dijital ortamda saklanabilir ancak önemli belgelerin fiziksel kopyaları da tutulmalıdır. Dijital belgeler için düzenli yedekleme yapılması önerilir.
⚠️ Yasal Uyarı ve Sorumluluk Reddi
Bu içerik yalnızca genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Hukuki mütalaa, mali danışmanlık, yatırım tavsiyesi veya mesleki görüş niteliği taşımaz. Okuyucu ile herhangi bir danışmanlık ilişkisi oluşturmaz.
- •Mevzuat değişebilir: Bu yazı, yayın tarihindeki mevzuata göre hazırlanmıştır. Kanun, yönetmelik ve yargı kararları değişmiş olabilir. Güncel mevzuat için Resmi Gazete'yi kontrol edin.
- •Her durum farklıdır: Apartman/site yönetim planları, sözleşmeler ve yerel uygulamalar farklılık gösterir. Genel bilgiler sizin durumunuza uymayabilir.
- •Profesyonel destek alın: Karar vermeden önce mutlaka Avukat, SMMM veya ilgili alanın uzmanına danışın.
- •Hesaplama araçları tahminidir: Sitemizdeki hesaplama araçları yaklaşık sonuç verir, resmi işlemler için yetkili kurumları kullanın.
Apartora Yazılım A.Ş., bu içeriğin kullanımından, yorumlanmasından veya içeriğe dayanılarak alınan kararlardan doğabilecek doğrudan, dolaylı, özel veya arızi zararlardan hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.