2026 Apartman Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır?

Apartman genel kurul toplantısı, kat maliklerinin bir araya gelerek yönetici seçimi, bütçe onayı ve ortak alan kararları gibi önemli konularda irade açıkladığı yasal süreçtir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesine göre, kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Bu rehberde, çağrıdan tutanağa kadar tüm süreci 7 adımda, gerekli belgeleri, süreleri ve sık yapılan hataları örneklerle anlatıyoruz. Doğru hazırlıkla toplantınızı hem yasal geçerli hem de verimli kılabilirsiniz.

Genel Kurul Toplantısı Nedir?

Kat malikleri kurulu toplantısı (genel kurul), apartmandaki tüm kat maliklerinin bir araya gelerek ortak yaşamı ilgilendiren kararları aldığı resmî platformdur. Bu toplantıda yönetici ve denetçi seçimi yapılır, yıllık bütçe görüşülür, ortak giderler belirlenir ve yönetim planı değişiklikleri gibi önemli konular karara bağlanır. Toplantının hukuken geçerli olması için Kanun'da öngörülen çağrı, yeter sayı ve karar çoğunluğu kurallarına eksiksiz uyulması gerekir.

Kat mülkiyetine tabi her bağımsız bölüm, ister konut ister iş yeri olsun, bu toplantının doğal tarafıdır. Toplantıya katılma hakkı, kat malikine ait olup kiracılar ancak özel yetki ile temsilci olarak bulunabilir. Toplantıda alınan kararlar, yasaya ve yönetim planına aykırı olmadıkça tüm kat maliklerini bağlar. Bu nedenle sürecin ciddiyetle yürütülmesi, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçer.

Toplantı Türleri

1. Olağan Toplantı

Olağan genel kurul, her takvim yılında en az bir kez yapılması zorunlu olan toplantıdır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi, yönetim planında aksi belirtilmedikçe bu toplantının her takvim yılının ilk ayı içinde yapılmasını öngörür. Toplu yapılarda ise süre en geç iki yılda bire çıkar. Olağan toplantıda geçmiş dönemin hesapları ibra edilir, yeni dönem bütçesi onaylanır, aidat tutarı belirlenir ve yönetici ile denetçi seçimi yapılır.

Örneğin, 2025 yılı bütçesi 120.000 TL olan bir apartmanda, 2026 bütçesi için yönetim 135.000 TL teklif ediyorsa, bu artışın gerekçesi toplantıda açıklanmalı ve kat maliklerinin onayına sunulmalıdır. Olağan toplantının zamanında yapılmaması, yönetimin hesap verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz; aksine kat malikleri her zaman olağanüstü toplantı talep edebilir.

2. Olağanüstü Toplantı

Olağanüstü genel kurul, önemli ve acil bir sebebin ortaya çıkması hâlinde her zaman yapılabilir. Kanun'un 29. maddesine göre, yönetici, denetçi veya kat maliklerinin en az üçte birinin istemi üzerine toplantı düzenlenir. Örneğin, binanın taşıyıcı sisteminde acil bir hasar tespit edilmesi veya yöneticinin görevi bırakması gibi durumlar olağanüstü toplantı gerektirir.

Olağanüstü toplantı çağrısında, toplantı sebebinin de bildirilmesi zorunludur. Çağrı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce tüm kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Örneğin, 10 dairelik bir apartmanda 4 kat maliki (üçte birden fazla) bir dilekçeyle yöneticiden olağanüstü toplantı talep ettiğinde, yönetici bu çağrıyı yapmakla yükümlüdür; yapmazsa kat malikleri kendileri toplantıyı düzenleyebilir.

Toplantı Öncesi Hazırlık

1. Toplantı Çağrısı (Davet)

Toplantı çağrısı, sürecin en kritik adımıdır. Çağrının usulüne uygun yapılmaması, alınan tüm kararların iptali ile sonuçlanabilir. Çağrıda toplantının tarihi, saati, yeri ve gündemi açıkça belirtilmelidir. Çağrı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce yapılmalıdır; bu süre, kat maliklerinin bilgilenmesi ve katılımını organize etmesi için tanınmıştır.

Çağrının yöntemi konusunda Kanun, imza karşılığı yapılacak tebligat veya taahhütlü mektup yoluyla bildirimi öngörür. Uygulamada, apartman girişine asılan ilanlar tek başına yeterli sayılmaz; ancak tüm kat maliklerinin imzaladığı bir tebligat listesi veya taahhütlü mektup makbuzları delil olarak saklanmalıdır. Örneğin, 20 bağımsız bölümlü bir apartmanda, yönetici toplantıdan 20 gün önce her kapıya imza karşılığı çağrı metni bırakmalı ve imza listesini dosyalamalıdır.

2. Gündem Hazırlama

Gündem, toplantıda görüşülecek konuların sıralı listesidir. Gündemde yer almayan bir konu, toplantıda görüşülemez ve karara bağlanamaz. Bu nedenle gündemin kapsamlı ve net olması gerekir. Tipik bir genel kurul gündemi şu maddeleri içerir:

1. Açılış ve yoklama
2. Divan heyeti seçimi (başkan ve katip)
3. Geçmiş dönem faaliyet raporunun okunması
4. Gelir-gider hesaplarının görüşülmesi ve ibrası
5. Yeni dönem bütçesinin görüşülmesi
6. Aidat tutarının belirlenmesi
7. Yönetici seçimi
8. Denetçi seçimi
9. Dilek ve temenniler
10. Kapanış

Gündem hazırlanırken, geçen yıl alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı da göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin, geçen yıl asansör bakım sözleşmesi yapılması kararı alınmışsa, bu konunun gündemde "asansör bakım sözleşmesinin yenilenmesi" olarak yer alması, sürekliliği sağlar. Ayrıca, kat maliklerinden gelen önerilerin gündeme eklenmesi için yönetim, toplantı çağrısından önce yazılı başvuruları toplamalıdır.

Toplantı Yeter Sayısı

Toplantının geçerli olması için belirli bir katılım oranı aranır. Bu oran, hem kat maliki sayısı hem de arsa payı bakımından sağlanmalıdır. İlk toplantıda, kat maliklerinin salt çoğunluğunun (yarıdan fazlasının) ve arsa payı toplamının yarısından fazlasının hazır bulunması gerekir. Örneğin, 10 bağımsız bölümlü bir apartmanda, her dairenin eşit arsa payına sahip olduğunu varsayarsak, ilk toplantının yapılabilmesi için en az 6 kat malikinin katılması gerekir.

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantı en az yedi gün sonra yapılır. İkinci toplantıda yeter sayı aranmaz; ancak toplantıya katılan kat maliklerinin sayısı üçten az olamaz. Bu durumda, kararlar katılanların oy çokluğuyla alınır. Örneğin, ilk toplantıya sadece 4 kat maliki katılmışsa, ikinci toplantıya aynı 4 kişi katılsa bile toplantı yapılabilir ve karar alınabilir.

Karar Yeter Sayıları

Toplantıda alınacak kararların türüne göre farklı çoğunluklar aranır. Aşağıdaki tablo, yaygın karar türleri için gereken çoğunlukları özetlemektedir:

Karar Türü	Gerekli Çoğunluk
Olağan kararlar (ör. bütçe onayı)	Katılanların salt çoğunluğu
Yönetici seçimi	Katılanların salt çoğunluğu
Yönetim planı değişikliği	Tüm maliklerin 4/5'i
Ana yapı değişikliği (ör. cephe yenileme)	Tüm maliklerin 4/5'i
Ortak yer satışı	Oy birliği

Örneğin, 10 dairelik bir apartmanda yönetim planı değişikliği için en az 8 kat malikinin olumlu oyu gerekir. Bu tür ağır çoğunluk gerektiren kararlar için toplantı öncesinde kat malikleriyle birebir görüşme yapmak, kararın çıkmasını kolaylaştırabilir. Ayrıca, karar yeter sayıları konusunda daha fazla bilgi için [Kat Malikleri Kurulu Karar Yeter Sayıları](/blog/kat-malikleri-kurulu-karar-yeter-sayilari) rehberimize göz atabilirsiniz.

Toplantı Sırasında Yapılacaklar

1. Yoklama ve Hazirun Listesi

Toplantı başlamadan önce, katılan kat maliklerinin ve vekillerin listesi hazırlanır. Bu liste, toplantının yeter sayısını tespit etmek ve tutanağa eklemek için kullanılır. Hazirun listesinde her kat malikinin adı, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve katılım şekli (bizzat veya vekaleten) belirtilir. Vekaleten katılımlarda vekaletname örnekleri listeye eklenir.

Yoklama sırasında, toplantıya katılanların sayısı ve arsa payı toplamı hesaplanarak yeter sayı kontrolü yapılır. Örneğin, 20 dairelik bir apartmanda, 11 kat maliki bizzat, 2 kat maliki vekaleten katılmışsa ve arsa payları toplamı %65 ise, ilk toplantı için yeter sayı sağlanmış demektir. Bu hesaplama, toplantı tutanağında açıkça belirtilmelidir.

2. Divan Heyeti Seçimi

Toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve bir veya iki katip seçilir. Divan heyeti, toplantının düzenini sağlar, söz hakkı verir, oylamaları yönetir ve tutanağı hazırlar. Divan başkanı, kat malikleri arasından veya dışarıdan bir kişi olabilir; ancak genellikle tarafsız bir kat maliki tercih edilir. Katip, alınan kararları ve oy dağılımını titizlikle kaydeder.

Divan heyetinin seçimi, gündemin ikinci maddesi olarak yapılır ve oy çokluğu ile karara bağlanır. Örneğin, 15 kat malikinin katıldığı bir toplantıda, başkan adayı için 8 oy alan kişi seçilmiş olur. Divan heyetinin görevi, toplantı sonunda tutanağın imzalanmasıyla sona erer.

3. Gündem Maddelerinin Görüşülmesi

Gündem maddeleri sırayla görüşülür. Her madde için önce konu açıklanır, ardından kat maliklerinin görüşleri alınır ve sonunda oylama yapılır. Oylama, açık oy veya gizli oy şeklinde olabilir; ancak yönetici seçimi gibi kişisel konularda gizli oy tercih edilir. Oylama sonucu, karar defterine işlenir ve tutanağa geçirilir.

Örneğin, bütçe görüşülürken, yönetim 2026 yılı için aylık 1.500 TL aidat önerisinde bulunmuşsa, kat malikleri bu tutarın gerekçesini sorabilir. Yönetim, geçen yılki giderleri (asansör bakımı 12.000 TL, temizlik 24.000 TL, sigorta 6.000 TL vb.) kalem kalem açıklamalıdır. Toplam giderlerin 120.000 TL, toplam arsa payının ise 1000 m² olduğu bir örnekte, arsa payı başına düşen yıllık gider 120 TL/m² olur. Bu tür somut hesaplar, kararların daha sağlıklı alınmasını sağlar.

Toplantı Tutanağı

Toplantıda alınan kararların yazılı belgesi olan tutanak, hukuki geçerlilik için büyük önem taşır. Tutanakta toplantının tarihi, saati, yeri, katılanların listesi, gündem maddeleri, her madde için yapılan görüşmeler, oylama sonuçları ve alınan kararlar açıkça yer almalıdır. Ayrıca, divan başkanı ve katip tarafından imzalanmalıdır.

Tutanağa, karara muhalif kalan kat maliklerinin muhalefet şerhi de eklenmelidir. Bu şerh, ileride dava açılması durumunda delil olarak kullanılabilir. Örneğin, bir kat maliki, aidat artışına karşı çıkmışsa, gerekçesiyle birlikte muhalefet şerhi tutanağa işlenir. Tutanağın bir örneği, kararların uygulanması için yöneticiye teslim edilir ve diğer örnekler kat malikleriyle paylaşılır.

Vekaletname ile Katılım

Toplantıya bizzat katılamayan kat malikleri, yazılı bir vekaletname ile başka bir kişiyi temsilci olarak gönderebilir. Vekaletnamede, vekil edenin adı, bağımsız bölümü, vekilin adı ve temsil yetkisinin kapsamı belirtilmelidir. Noter onayı zorunlu değildir; ancak vekaletnamenin imzasının kime ait olduğu konusunda uyuşmazlık çıkarsa, noter onayı ispat kolaylığı sağlar.

Bir kişi, aynı toplantıda en fazla iki kat malikini temsil edebilir. Bu sınırlama, tek bir kişinin oy çokluğunu etkilemesini önlemek içindir. Örneğin, 10 dairelik bir apartmanda, bir kat maliki kendisi dışında iki komşusunun vekili olarak toplantıya katılabilir; böylece toplam 3 oy kullanabilir. Kiracılar da, kat malikinin yazılı vekaletiyle toplantıya katılabilir ve oy kullanabilir.

Online Toplantı İmkanı

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, kat malikleri kurulu toplantılarının online yapılması da mümkündür. Ancak bu konuda yönetim planında hüküm bulunması veya kat maliklerinin kararı gerekir. Online toplantı, özellikle farklı şehirlerde yaşayan kat maliklerinin katılımını artırır ve toplantı yeter sayısının sağlanmasını kolaylaştırır.

Online toplantıda, katılımcıların kimlik doğrulaması yapılmalı ve oylamaların gizliliği korunmalıdır. Toplantının kaydedilmesi, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda delil olarak kullanılabilir. Örneğin, 30 dairelik bir sitede, 15 kat maliki fiziksel olarak toplantı salonunda, 10 kat maliki ise video konferans yoluyla toplantıya katılabilir. Bu hibrit yöntem, hem yüz yüze iletişimi hem de uzaktan katılımı mümkün kılar.

Toplantı Sonrası

Kararların Duyurulması

Toplantı sonrasında, alınan kararların tüm kat maliklerine duyurulması gerekir. Tutanak, apartman panosuna asılabilir, e-posta ile gönderilebilir veya dijital platformlarda paylaşılabilir. Kararların yazılı olarak bildirilmesi, kat maliklerinin bilgilendirilmesi ve kararlara uyulması açısından önemlidir.

Örneğin, yeni aidat tutarı belirlendiyse, bu tutarın hangi tarihten itibaren geçerli olacağı ve ödeme yöntemleri duyuruda açıkça belirtilmelidir. Ayrıca, toplantıda alınan kararların uygulanması için bir takvim oluşturulmalı ve sorumlular belirlenmelidir.

Kararların Uygulanması

Yönetici, toplantıda alınan kararları uygulamakla yükümlüdür. Bu kapsamda, gerekli sözleşmeler imzalanır, bütçe uygulamaya konulur ve aidat tahsilatı başlatılır. Kararların uygulanmaması durumunda, kat malikleri yöneticiye karşı yasal yollara başvurabilir.

Örneğin, toplantıda asansörün yenilenmesine karar verildiyse, yönetici en az üç firmadan teklif almalı, karşılaştırmalı bir değerlendirme yapmalı ve en uygun teklifi seçerek işi başlatmalıdır. Bu süreçte, kat maliklerinin bilgilendirilmesi ve onayının alınması, şeffaflık açısından önemlidir.

Sonuç

Apartman genel kurul toplantısı, dikkatli bir hazırlık ve yasal kurallara uygun bir yürütme gerektirir. Çağrı süresinden karar çoğunluklarına, tutanak düzenlemeden vekaletname süreçlerine kadar her adımın doğru yapılması, toplantının geçerliliğini ve uygulanabilirliğini doğrudan etkiler. Bu rehberdeki adımları izleyerek, hem yasal gereklilikleri yerine getirebilir hem de kat maliklerinin memnuniyetini artırabilirsiniz.

Toplantı sürecinde karşılaşabileceğiniz özel durumlar için [Apartman Yöneticisi için Etkili Toplantı Yönetimi Rehberi](/blog/apartman-yoneticisi-etkili-toplanti-yonetimi-rehberi) ve [Ortak Alan İşgaline Karşı Ne Yapılır?](/blog/ortak-alan-isgaline-karsi-ne-yapilir) yazılarımızdan da yararlanabilirsiniz.