Güvenlik Şirketleri İçin ISO 18788 ve Kalite Belgeleri

Özel güvenlik sektöründe rekabet avantajı ve kurumsal itibar için uluslararası standartlara uyum giderek önem kazanmaktadır. ISO 18788 başta olmak üzere kalite belgeleri, güvenlik şirketlerinin profesyonelliğini kanıtlayan ve müşteri güvenini artıran önemli araçlardır. Bu kapsamlı rehberde, güvenlik şirketleri için geçerli uluslararası standartları, belgelendirme süreçlerini ve faydalarını detaylı olarak ele alacağız.

ISO 18788: Özel Güvenlik Operasyonları Yönetim Sistemi

Standardın Tanımı ve Kapsamı

ISO 18788:2015, özel güvenlik operasyonları için yönetim sistemi gerekliliklerini belirleyen uluslararası standarttır.

Tam Adı:
"Management system for private security operations - Requirements with guidance for use"

Kapsam:

• Özel güvenlik şirketleri
• Koruma hizmetleri
• Risk danışmanlığı
• Güvenlik eğitimi
• Denizcilik güvenliği
• Havacılık güvenliği

Temel İlkeler:

• İnsan haklarına saygı
• Hukuka uygunluk
• Hesap verebilirlik
• Şeffaflık
• Sürekli iyileştirme

ISO 18788 Gereklilikleri

1. Organizasyon Bağlamı:

• İç ve dış faktörlerin analizi
• Paydaş beklentilerinin belirlenmesi
• Kapsam tanımı
• Yönetim sistemi oluşturma

2. Liderlik:

• Üst yönetim taahhüdü
• Güvenlik politikası
• Rol ve sorumluluklar
• Risk yönetimi kültürü

3. Planlama:

• Risk değerlendirmesi
• Fırsat analizi
• Hedef belirleme
• Değişiklik yönetimi

4. Destek:

• Kaynaklar
• Yetkinlik
• Farkındalık
• İletişim
• Dokümantasyon

5. Operasyon:

• Operasyonel planlama
• Risk kontrolü
• Hizmet sunumu
• Acil durum yönetimi
• Olay müdahalesi

6. Performans Değerlendirme:

• İzleme ve ölçme
• İç denetim
• Yönetim gözden geçirmesi

7. İyileştirme:

• Uygunsuzluk yönetimi
• Düzeltici faaliyetler
• Sürekli iyileştirme

ISO 18788 ile ISO 9001 Farkları

Özellik	ISO 9001	ISO 18788
Kapsam	Genel kalite	Güvenlik operasyonları
Odak	Müşteri memnuniyeti	İnsan hakları + kalite
Risk	Genel risk	Güvenlik riski
Hukuki	Genel uyum	Güvenlik mevzuatı
Etik	Genel	Özel güvenlik etiği

Diğer Önemli Standartlar

ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi

Güvenlik Sektöründe Faydası:

• Süreç standardizasyonu
• Müşteri memnuniyeti odağı
• Sürekli iyileştirme kültürü
• Operasyonel verimlilik

Gereklilikler:

• Kalite politikası
• Proses yaklaşımı
• Risk bazlı düşünme
• Dokümantasyon
• Performans izleme

ISO 45001: İş Sağlığı ve Güvenliği

Güvenlik Personeli İçin Önemi:

• Tehlike tanımlama
• Risk değerlendirme
• Koruyucu önlemler
• Acil durum hazırlığı
• İş kazası önleme

Temel Gereklilikler:

• İSG politikası
• Tehlike analizi
• Yasal uyumluluk
• Eğitim ve farkındalık
• Olay araştırması

ISO 27001: Bilgi Güvenliği

Güvenlik Şirketleri İçin Kritik:

• Müşteri bilgi koruma
• CCTV kayıtları güvenliği
• Personel bilgileri
• Operasyonel veriler
• Siber güvenlik

Kontrol Alanları:

• Erişim kontrolü
• Kriptografi
• Fiziksel güvenlik
• Operasyonel güvenlik
• İletişim güvenliği

ISO 22301: İş Sürekliliği

Güvenlik Hizmetinde Kritikliği:

• Kesintisiz hizmet garantisi
• Acil durum planları
• Yedek personel sistemi
• Kriz yönetimi
• Toparlanma prosedürleri

PSC.1: Özel Güvenlik Şirketleri İçin

ANSI/ASIS PSC.1-2012:

• ABD menşeli standart
• ISO 18788'in öncüsü
• Uluslararası operasyonlar
• İnsan hakları odaklı
• Hesap verebilirlik

ICoCA: Uluslararası Davranış Kuralları

International Code of Conduct Association:

• Sertifikasyon değil, üyelik
• Etik taahhüt
• İnsan hakları
• Şikayet mekanizması
• İtibar yönetimi

Belgelendirme Süreci

Hazırlık Aşaması

1. Karar ve Taahhüt:

• Üst yönetim onayı
• Kaynak tahsisi
• Proje ekibi oluşturma
• Zaman planı

2. Mevcut Durum Analizi (Gap Analysis):

• Mevcut süreçlerin incelenmesi
• Standart gerekliliklerle karşılaştırma
• Eksikliklerin belirlenmesi
• İyileştirme planı

3. Eğitim:

• Üst yönetim eğitimi
• Çalışan farkındalık
• İç denetçi eğitimi
• Dokümantasyon eğitimi

Uygulama Aşaması

1. Dokümantasyon:

• Politikalar
• Prosedürler
• Talimatlar
• Formlar ve kayıtlar

2. Süreç Tasarımı:

• İş akışları
• Sorumluluk matrisi
• KPI'lar
• İzleme mekanizmaları

3. Uygulama:

• Pilot uygulama
• Yaygınlaştırma
• Geri bildirim toplama
• Düzeltmeler

4. İç Denetim:

• Denetim planı
• Denetim gerçekleştirme
• Bulguların raporlanması
• Düzeltici faaliyetler

5. Yönetim Gözden Geçirmesi:

• Performans değerlendirme
• Hedef revizyonu
• Kaynak kararları
• İyileştirme planları

Belgelendirme Aşaması

1. Belgelendirme Kuruluşu Seçimi:

Akreditasyon Kriterleri:

• TÜRKAK akreditasyonu
• Uluslararası akreditasyon (IAF üyesi)
• Sektör deneyimi
• Referanslar

Başlıca Kuruluşlar:

• Bureau Veritas
• TÜV
• SGS
• Lloyd's Register
• BSI

2. Başvuru:

• Başvuru formu
• Şirket bilgileri
• Kapsam belirleme
• Teklif alma

3. Aşama 1 Denetimi (Dokümantasyon):

• Dokümantasyon incelemesi
• Hazırlık değerlendirmesi
• Eksiklik bildirimi
• Aşama 2 planlaması

4. Aşama 2 Denetimi (Uygulama):

• Saha denetimi
• Personel mülakatları
• Kayıt incelemesi
• Uygulama doğrulama

5. Karar ve Sertifika:

• Denetim raporunun değerlendirilmesi
• Uygunsuzlukların kapatılması
• Belge düzenleme
• Sertifika teslimi

Sürdürme

Gözetim Denetimleri:

• Yılda 1-2 kez
• Kapsam: Sistemin bir bölümü
• Süreklilik kontrolü
• İyileştirme takibi

Yeniden Belgelendirme:

• 3 yılda bir
• Tam kapsam denetimi
• Yeni sertifika

Maliyet Analizi

Belgelendirme Maliyetleri

ISO 9001 (Orta Ölçekli Şirket):

Kalem	Maliyet
Danışmanlık	50.000-100.000 TL
Eğitim	15.000-30.000 TL
Denetim ücreti	25.000-50.000 TL
Yıllık gözetim	15.000-25.000 TL
Toplam ilk yıl	100.000-200.000 TL

ISO 18788:

Kalem	Maliyet
Danışmanlık	80.000-150.000 TL
Eğitim	25.000-50.000 TL
Denetim ücreti	40.000-80.000 TL
Yıllık gözetim	25.000-40.000 TL
Toplam ilk yıl	170.000-320.000 TL

Çoklu Sertifikasyon (Entegre):

• ISO 9001 + ISO 45001 + ISO 27001
• %20-30 maliyet avantajı
• Tek denetim imkanı

Gizli Maliyetler

Dikkate Alınması Gerekenler:

• Personel zamanı
• Dokümantasyon yazılımı
• Eğitim kayıpları
• Düzeltici faaliyet maliyeti
• Sürekli iyileştirme yatırımı

ROI Hesaplaması

Fayda Kalemleri:

• Yeni müşteri kazanımı
• Mevcut müşteri tutma
• Operasyonel verimlilik
• Hata maliyeti azalması
• Sigorta indirimi

Örnek ROI:

• Yıllık belgelendirme maliyeti: 150.000 TL
• Ek satış geliri: 500.000 TL
• Verimlilik kazancı: 100.000 TL
• ROI: %300+

Faydalar ve Rekabet Avantajı

Operasyonel Faydalar

1. Süreç İyileştirme:

• Standartlaşma
• Verimlilik artışı
• Hata azalması
• Tutarlılık

2. Risk Yönetimi:

• Sistematik tanımlama
• Proaktif yaklaşım
• Kayıp önleme
• Sigorta avantajı

3. Personel Gelişimi:

• Net görev tanımları
• Eğitim sistemi
• Performans ölçümü
• Kariyer gelişimi

Ticari Faydalar

1. Pazar Erişimi:

• Kamu ihaleleri
• Kurumsal müşteriler
• Uluslararası projeler
• Franchise fırsatları

2. Rekabet Avantajı:

• Farklılaşma
• Güvenilirlik kanıtı
• Referans değeri
• Fiyat justifikasyonu

3. Müşteri İlişkileri:

• Güven artışı
• Uzun vadeli sözleşmeler
• Daha az şikayet
• Referans müşteriler

İtibar ve Marka Değeri

1. Kurumsal İmaj:

• Profesyonellik algısı
• Medya görünürlüğü
• Sektör liderliği
• Çalışan çekiciliği

2. Paydaş Güveni:

• Müşteriler
• Yatırımcılar
• Kamu kurumları
• İş ortakları

Uygulama İpuçları

Başarı Faktörleri

1. Üst Yönetim Taahhüdü:

• Görünür destek
• Kaynak tahsisi
• Örnek olma
• Sürekli ilgi

2. Çalışan Katılımı:

• Erken dahil etme
• Eğitim ve bilgilendirme
• Geri bildirim alma
• Başarıları kutlama

3. Gerçekçi Planlama:

• Yeterli süre
• Aşamalı uygulama
• Esneklik
• Olası gecikmelere hazırlık

4. Pratik Dokümantasyon:

• Kullanılabilir belgeler
• Aşırı bürokratiklikten kaçınma
• Dijital sistemler
• Kolay erişim

Yaygın Hatalar

Kaçınılması Gerekenler:

1. Sadece kağıt üzerinde sistem:

   • Gerçek uygulama yerine form doldurma
   • Çözüm: Uygulama odaklı yaklaşım

2. Aşırı dokümantasyon:

   • Gereksiz prosedürler
   • Çözüm: Değer katan belgeler

3. Yetersiz kaynak:

   • Zaman ve bütçe eksikliği
   • Çözüm: Gerçekçi planlama

4. Denetim odaklı çalışma:

   • Sadece denetim öncesi hazırlık
   • Çözüm: Sürekli yaşayan sistem

5. İç denetim zayıflığı:

   • Yüzeysel denetimler
   • Çözüm: Eğitimli ve bağımsız denetçiler

Sık Sorulan Sorular

1. Hangi belge ile başlamalıyız?
Genellikle ISO 9001 ile başlamak önerilir. Temel kalite altyapısını oluşturduktan sonra ISO 18788 veya diğer standartlara geçiş daha kolaydır.

2. Belgelendirme zorunlu mu?
Yasal zorunluluk yoktur ancak birçok kamu ihalesi ve kurumsal müşteri belge talep etmektedir.

3. Ne kadar sürede belge alınabilir?
ISO 9001 için 6-12 ay, ISO 18788 için 9-15 ay tipik sürelerdir. Şirketin hazırlık durumuna göre değişir.

4. Belgeler uluslararası geçerli mi?
IAF MLA üyesi akreditasyon kuruluşlarından alınan belgeler uluslararası geçerlidir.

5. Küçük şirketler de belge alabilir mi?
Evet, standartlar her ölçekte şirkete uygulanabilir. Sistem kapsamı ve karmaşıklığı şirket büyüklüğüne göre ölçeklenir.

Sonuç

Güvenlik şirketleri için uluslararası standartlar ve kalite belgeleri:

1. Rekabet avantajı sağlar
2. Operasyonel verimlilik artırır
3. Risk yönetimini güçlendirir
4. Müşteri güvenini artırır
5. Kurumsal itibar oluşturur
6. Sürekli iyileştirme kültürü yaratır

Belgelendirme yatırımı, uzun vadede kendini fazlasıyla amorti eder. Profesyonel güvenlik şirketleri için artık seçenek değil, zorunluluktur.

---

Bu makale bilgilendirme amaçlıdır. Belgelendirme süreçlerinde uzman danışmanlık almanız önerilir.