Apartman Yönetiminde Delegasyon

Apartman Yönetiminde Delegasyon: İş Yükünü Paylaşmanın Altın Kuralları

Apartman yöneticiliği, özellikle büyük sitelerde tek kişinin altından kalkamayacağı kadar kapsamlı bir görevdir. 2026 yılında ortalama bir site yöneticisi haftada 15-20 saat yönetim işlerine ayırmaktadır. Peki bu yükü nasıl hafifletebilirsiniz? Cevap: Etkili delegasyon.

Neden Delegasyon Şart?

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, tüm işlerden tek başına sorumludur. Ancak bu, her işi tek başına yapması gerektiği anlamına gelmez. Aksine, Kanun'un 35. maddesi yöneticiye "yardımcı atama" ve "iş bölümü yapma" yetkisi tanır.

Delegasyon Yapmamanın Riskleri

• Tükenmişlik sendromu: Sürekli stres altında kalmak, yöneticinin motivasyonunu düşürür
• Hata oranı artışı: Aşırı iş yükü, dikkat dağınıklığına ve hatalara yol açar
• Gecikmeler: Tek kişi her şeye yetişemez, işler aksayabilir
• Sürdürülebilirlik sorunu: Yönetici bıraktığında tüm bilgi kaybolur

Kimlere Delegasyon Yapılabilir?

1. Denetim Kurulu Üyeleri

KMK Madde 41'e göre denetim kurulu, yöneticiyi denetlemekle görevlidir. Ancak pratikte denetim kurulu üyeleri şu konularda aktif rol alabilir:

• Aylık gelir-gider kontrolü
• Tedarikçi fatura onayları
• Yıllık bütçe hazırlığına katılım
• Genel kurul tutanak imzası

2. Blok/Kat Temsilcileri

Özellikle büyük sitelerde her bloktan veya her 10 daireden bir temsilci seçilebilir:

• Blok bazlı şikayetlerin toplanması
• Acil durumların ilk müdahalesi
• Yeni taşınan komşuların bilgilendirilmesi
• Blok içi iletişim koordinasyonu

3. Gönüllü Komisyonlar

Belirli konularda uzmanlığı olan kat malikleri komisyonlara dahil edilebilir:

Komisyon	Üye Profili	Görevler
Teknik Komisyon	Mühendis, teknisyen	Asansör, jeneratör, tesisat takibi
Mali Komisyon	Muhasebeci, bankacı	Bütçe analizi, tahsilat takibi
Sosyal Komisyon	Aktif komşular	Etkinlik organizasyonu, iletişim
Güvenlik Komisyonu	Emekli polis/asker	Güvenlik protokolleri, acil durum planı

4. Profesyonel Hizmet Sağlayıcılar

2026 yılında birçok iş profesyonellere devredilebilir:

• Muhasebe bürosu: Gelir-gider kaydı, vergi beyannameleri
• Hukuk danışmanı: Sözleşme incelemeleri, icra takibi
• Teknik bakım firması: Periyodik kontroller, arıza müdahaleleri
• Yönetim yazılımları: Apartora gibi platformlarla aidat takibi, bildirimler

Etkili Delegasyon İçin 7 Adım

1. Görev Envanteri Çıkarın

Önce tüm yönetim görevlerini listeleyin:

• Günlük işler (şikayet takibi, acil müdahale)
• Haftalık işler (temizlik kontrolü, güvenlik denetimi)
• Aylık işler (aidat tahsilatı, fatura ödemeleri)
• Yıllık işler (genel kurul, bütçe, sigorta yenileme)

2. Kritiklik Analizi Yapın

Her görevi 4 kategoriye ayırın:

• Yüksek kritik + Yüksek uzmanlık: Kendiniz yapın (genel kurul yönetimi, hukuki konular)
• Yüksek kritik + Düşük uzmanlık: Eğitimli birine devredin (aidat takibi)
• Düşük kritik + Yüksek uzmanlık: Dış kaynak kullanın (muhasebe)
• Düşük kritik + Düşük uzmanlık: Gönüllülere devredin (etkinlik organizasyonu)

3. Doğru Kişiyi Seçin

Delegasyon yapacağınız kişide şu özellikleri arayın:

• İlgili konuda bilgi veya deneyim
• Güvenilirlik ve sorumluluk bilinci
• Yeterli zaman ve motivasyon
• İletişim becerisi

4. Net Görev Tanımı Yapın

Yazılı bir görev tanımı hazırlayın:

• Görevin kapsamı ve sınırları
• Beklenen sonuçlar ve standartlar
• Yetki düzeyi (karar alma, harcama limiti)
• Raporlama sıklığı ve formatı

5. Eğitim ve Kaynak Sağlayın

Görevi devrederken:

• Gerekli eğitimi verin veya aldırın
• İhtiyaç duyulan araç ve sistemlere erişim sağlayın
• İlk dönem birlikte çalışarak rehberlik yapın
• Soru sorabilecekleri bir iletişim kanalı açın

6. Takip Sistemi Kurun

Delegasyon, kontrolü bırakmak demek değildir:

• Düzenli check-in toplantıları planlayın (haftalık/aylık)
• İlerleme raporları isteyin
• Sorunları erken tespit edin
• Başarıları takdir edin, eksiklikleri yapıcı şekilde geri bildirin

7. Yetki Devri Yapın

Sadece işi değil, gerekli yetkiyi de devredin:

• Belirli limitlerde harcama yetkisi
• Tedarikçilerle iletişim yetkisi
• Acil durumlarda karar alma yetkisi
• Diğer sakinlerle resmi iletişim yetkisi

Delegasyonda Sık Yapılan Hatalar

1. Mikro yönetim: Her adımı kontrol etmeye çalışmak, delegasyonun amacını ortadan kaldırır
2. Yetersiz bilgilendirme: Görevi devrederken detay vermemek, hatalara yol açar
3. Yanlış kişi seçimi: Gönüllü olmayan veya yetersiz kişiye görev vermek
4. Takip eksikliği: Delege ettikten sonra tamamen unutmak
5. Başarıyı sahiplenmek: Ekip çalışmasının meyvesini tek başına toplamak

Örnek Vaka: 120 Dairelik Sitenin Delegasyon Modeli

Ankara'da 120 dairelik bir site, aşağıdaki modeli başarıyla uygulamaktadır:

• Yönetim Kurulu (3 kişi): Stratejik kararlar, bütçe onayı
• Denetim Kurulu (2 kişi): Mali kontrol, yıllık denetim raporu
• Blok Temsilcileri (6 kişi): Blok bazlı iletişim ve koordinasyon
• Teknik Komisyon (3 kişi): Bakım planlaması, ihale değerlendirme
• Apartora Yazılımı: Aidat takibi, bildirimler, belge arşivi
• Dış Muhasebe: Aylık gelir-gider kaydı, vergi beyanları

Bu modelle yönetici, haftada sadece 5 saat yönetim işlerine ayırmaktadır - sektör ortalamasının 1/3'ü!

Sonuç

Etkili delegasyon, yöneticinin işini kolaylaştırırken apartmanın da daha iyi yönetilmesini sağlar. Unutmayın:

• Her şeyi tek başınıza yapmak zorunda değilsiniz
• Doğru insanlara doğru işleri verin
• Yetki devri, sorumluluk devri değildir - takip edin
• Dijital araçlarla delegasyonu kolaylaştırın

Başarılı bir yönetici, her işi yapan değil, her işin yapılmasını sağlayan kişidir.