Apartman Denetçisinin Görev ve Sorumlulukları

Apartman yönetiminde denetçi, kat maliklerinin çıkarlarını korumak için kritik bir rol üstlenir. Yöneticinin faaliyetlerini kontrol eden, mali işlemleri denetleyen ve genel kurula rapor sunan denetçi, şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim için vazgeçilmezdir. Bu kapsamlı rehberde, apartman denetçisinin görevlerini, yetkilerini, sorumluluklarını ve denetim süreçlerini detaylı olarak ele alacağız.

Denetçi Kavramı ve Yasal Çerçeve

Kat Mülkiyeti Kanunu'ndaki Yeri

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 41. maddesi denetçiyi düzenler:

Madde 41 - Denetim:
"Kat malikleri kurulu, yöneticinin hesaplarını denetlemek için... denetçi veya denetçi kurulu seçebilir."

Temel İlkeler:

• Denetçi seçimi zorunlu değil, ihtiyaridir
• Kat malikleri kurulu tarafından seçilir
• Birden fazla denetçi seçilebilir (denetim kurulu)
• Görev süresi genellikle yöneticiyle aynıdır

Yönetim Planındaki Düzenleme

Çoğu yönetim planı denetçi hakkında hükümler içerir:

Yaygın Düzenlemeler:

• Denetçi seçiminin zorunlu tutulması
• Denetçi sayısının belirlenmesi
• Görev süresinin tanımlanması
• Denetim periyodunun belirlenmesi

Örnek Yönetim Planı Maddesi:
"Kat malikleri kurulu, her yıl olağan genel kurulda bir asıl bir yedek denetçi seçer. Denetçi, yöneticinin hesaplarını en az üç ayda bir denetler ve raporunu genel kurula sunar."

Denetçi Olabilecek Kişiler

Kat Maliki Olma Şartı:

• Genel kural: Denetçinin kat maliki olması gerekir
• Yönetim planı farklı düzenleyebilir
• Dışarıdan profesyonel denetçi atanabilir (karar gerekir)

Olamayacak Kişiler:

• Yönetici ve yönetim kurulu üyeleri
• Yöneticinin birinci derece yakınları
• Yöneticiyle ticari ilişkisi olanlar
• Kat malikleri kurulunca belirlenen diğer kişiler

Denetçinin Görevleri

1. Mali Denetim

Denetçinin en temel görevi mali işlemlerin kontrolüdür:

Gelir Denetimi:

• Aidat tahsilatının kontrolü
• Tahsilat makbuzlarının incelenmesi
• Banka hesap hareketleri
• Gecikmiş alacakların takibi
• Olağanüstü gelirlerin kaydı

Gider Denetimi:

• Fatura ve belgelerin kontrolü
• Harcama kararlarının uygunluğu
• Ödeme belgelerinin incelenmesi
• Kasa hareketlerinin takibi
• Personel ödemelerinin doğruluğu

Kontrol Listesi:

İnceleme Kalemi	Kontrol Noktası
Faturalar	Gerçeklik, tutar, tarih
Makbuzlar	Seri no, imza, mühür
Banka	Dekont eşleştirme
Kasa	Sayım tutanağı
Sözleşmeler	Genel kurul kararı

2. Karar Denetimi

Yöneticinin genel kurul kararlarına uygunluğunun kontrolü:

Kontrol Edilen Konular:

• Bütçe limitlerine uyum
• Harcama yetkisi kullanımı
• Personel kararlarının uygulanması
• Bakım/onarım işlerinin yapılması
• İhale prosedürlerine uyum

Uygunsuzluk Tespiti Durumunda:

1. Yazılı olarak yöneticiye bildirme
2. Düzeltme için süre tanıma
3. Genel kurula rapor etme
4. Gerekirse olağanüstü toplantı isteme

3. Belge ve Kayıt Denetimi

Apartman evrak ve kayıtlarının kontrolü:

Denetlenen Belgeler:

• Karar defteri
• Gelir-gider defteri
• Tahsilat makbuzları
• Fatura ve dekontlar
• Sözleşmeler
• Sigorta poliçeleri
• Personel dosyaları

Kontrol Kriterleri:

• Eksiksizlik
• Doğruluk
• Düzenlilik
• Yasal uygunluk
• Arşivleme kalitesi

4. Fiziki Denetim

Ortak alanların ve sistemlerin kontrolü:

Kontrol Alanları:

• Asansör bakım durumu
• Yangın güvenlik sistemleri
• Elektrik tesisatı
• Su ve ısıtma sistemleri
• Temizlik kalitesi
• Güvenlik önlemleri

Denetim Yöntemi:

• Periyodik gözlem turları
• Bakım kayıtlarının kontrolü
• Personel ile görüşme
• Sakin geri bildirimleri

5. Raporlama

Denetim sonuçlarının raporlanması:

Dönemsel Raporlar:

• Üç aylık ara raporlar
• Altı aylık değerlendirme
• Yıllık kapsamlı rapor

Rapor İçeriği:

• Denetim kapsamı ve yöntemi
• İncelenen belgeler
• Tespit edilen bulgular
• Uygunsuzluklar ve öneriler
• Genel değerlendirme
• Sonuç ve tavsiyeler

Denetçinin Yetkileri

Bilgi ve Belge İsteme

Kapsamı:

• Tüm mali kayıtları inceleme
• Banka hesap özetlerini isteme
• Sözleşmelere erişim
• Personel dosyalarını görme
• Kasa sayımı yapma

Yöneticinin Yükümlülüğü:

• Talep edilen belgeleri verme
• Açıklama yapma
• Denetim için zaman tanıma
• İşbirliği yapma

Görüşme Yapma

Görüşebileceği Kişiler:

• Yönetici
• Kapıcı ve diğer çalışanlar
• Tedarikçi ve yükleniciler
• Kat malikleri

Görüşme Amacı:

• Bilgi toplama
• Doğrulama
• Şikayet dinleme
• Öneri alma

Toplantı Talep Etme

Olağanüstü Genel Kurul:

• Ciddi usulsüzlük tespitinde
• Acil müdahale gerektiren durumlarda
• Yönetici güvensizliğinde

Toplantı Talebinin Geçerliliği:

• Yazılı ve gerekçeli olmalı
• Gündem maddesi belirtilmeli
• Yöneticiye tebliğ edilmeli

Genel Kurula Katılım

Katılım Hakkı:

• Tüm genel kurullara katılma
• Söz hakkı kullanma
• Rapor sunma
• Öneride bulunma

Oy Hakkı:

• Kat maliki ise oy kullanabilir
• Sadece denetçi sıfatıyla oy hakkı yok

Denetçinin Sorumlulukları

Hukuki Sorumluluk

Özen Yükümlülüğü:
Denetçi, görevini basiretli bir denetçi gibi özenle yerine getirmekle yükümlüdür.

Sorumluluk Halleri:

• Denetim yapmama veya geciktirme
• Usulsüzlüğü görmezden gelme
• Yanlış rapor sunma
• Gizli bilgileri ifşa etme
• Taraflı davranma

Tazminat Sorumluluğu:

• İhmal nedeniyle oluşan zararlardan
• Tespit edilemeyen usulsüzlüklerden
• Geç bildirim nedeniyle artan zarardan

Etik Sorumluluk

Tarafsızlık:

• Yönetici ile çıkar ilişkisinden kaçınma
• Tüm kat maliklerine eşit mesafe
• Objektif değerlendirme

Gizlilik:

• Kişisel bilgileri koruma
• Mali bilgileri yetkisiz paylaşmama
• Denetim sürecini gizli tutma

Bağımsızlık:

• Yöneticiden talimat almama
• Kendi kararını verme
• Baskıya boyun eğmeme

Görevden Alınma

Görevden Alınma Nedenleri:

• Görevini yerine getirmeme
• Ciddi ihmal
• Taraflılık
• Çıkar çatışması
• Kat maliki sıfatını kaybetme

Prosedür:

1. Genel kurul gündemine alma
2. Denetçiye savunma hakkı
3. Oylama ve karar
4. Yeni denetçi seçimi

Denetim Süreci ve Yöntemleri

Denetim Planlaması

Yıllık Denetim Takvimi:

Dönem	Faaliyet
Ocak-Mart	1. Çeyrek denetimi
Nisan-Haziran	2. Çeyrek + ara rapor
Temmuz-Eylül	3. Çeyrek denetimi
Ekim-Aralık	4. Çeyrek + yıllık rapor

Denetim Planı İçeriği:

• Denetim kapsamı
• İncelenecek alanlar
• Kullanılacak yöntemler
• Zaman çizelgesi
• Gerekli kaynaklar

Denetim Teknikleri

1. Belge İnceleme:

• Fatura-makbuz karşılaştırma
• Banka mutabakatı
• Sözleşme kontrolü
• Karar defteri inceleme

2. Analitik İnceleme:

• Dönemsel karşılaştırma
• Bütçe-gerçekleşen analizi
• Oran analizi
• Trend analizi

3. Fiziki Doğrulama:

• Kasa sayımı
• Demirbaş sayımı
• Stok kontrolü
• Tesis denetimi

4. Teyit:

• Banka teyit mektubu
• Tedarikçi bakiye teyidi
• Borç/alacak mutabakatı

Denetim Çalışma Kağıtları

Hazırlanması Gereken Belgeler:

• Denetim programı
• Kontrol listeleri
• İnceleme notları
• Hesaplama tabloları
• Teyit yazıları
• Bulgu formları

Arşivleme:

• Kronolojik düzenleme
• Referans numaralandırma
• Güvenli saklama
• Minimum 5 yıl muhafaza

Denetim Raporu Hazırlama

Rapor Yapısı

1. Giriş Bölümü:

• Denetim dönemi
• Denetim kapsamı
• Kullanılan yöntemler
• Kısıtlamalar

2. Bulgular Bölümü:

• Mali denetim sonuçları
• Uygunluk denetimi sonuçları
• Tespit edilen uygunsuzluklar
• Risk değerlendirmesi

3. Değerlendirme:

• Genel mali durum
• Yönetim performansı
• İç kontrol sistemi
• Karşılaştırmalı analiz

4. Sonuç ve Öneriler:

• Genel görüş
• İyileştirme önerileri
• Takip edilmesi gerekenler
• Gelecek dönem beklentileri

Örnek Rapor Formatı

APARTMAN DENETİM RAPORU

Denetim Dönemi: 01.01.2024 - 31.12.2024
Rapor Tarihi: 15.01.2025

1. YÖNETİCİ DEĞERLENDİRMESİ
   - Hesaplar düzenli tutulmuştur
   - Genel kurul kararlarına uyulmuştur
   - Bütçe limitlerinde kalınmıştır

2. MALİ DURUM
   - Toplam Gelir: 400.000 TL
   - Toplam Gider: 380.000 TL
   - Dönem Fazlası: 20.000 TL
   - Yedek Akçe: 45.000 TL

3. TESPİTLER
   - 3 adet faturada imza eksikliği (düzeltildi)
   - Sigorta poliçesi yenilemesi gecikmeli yapıldı

4. ÖNERİLER
   - Dijital arşiv sistemine geçilmesi
   - Aidat takip yazılımı kullanılması

5. SONUÇ
   Yönetim faaliyetleri genel olarak mevzuata 
   ve genel kurul kararlarına uygundur.

   Denetçi: [İmza]

Sık Karşılaşılan Sorunlar

Sorun 1: Yönetici İşbirliği Yapmıyor

Belirtiler:

• Belge vermekten kaçınma
• Randevu vermeme
• Eksik bilgi sunma

Çözümler:

1. Yazılı talep gönderme
2. Süre tanıma
3. Genel kurulu bilgilendirme
4. Olağanüstü toplantı isteme
5. Yasal yollara başvuru

Sorun 2: Usulsüzlük Tespiti

Yapılması Gerekenler:

1. Delilleri belgeleme
2. Kapsam ve tutarı belirleme
3. Yöneticiye yazılı bildirim
4. Savunma talep etme
5. Genel kurula rapor sunma
6. Gerekirse suç duyurusu

Sorun 3: Yetersiz Bilgi/Deneyim

Çözümler:

1. Eğitim alma
2. Profesyonel danışmanlık
3. Mali müşavir desteği
4. Denetim yazılımları kullanma
5. Başka apartman denetçileriyle iletişim

Profesyonel Denetçi Kullanımı

Ne Zaman Gerekir?

• Büyük ve karmaşık binalarda
• Mali sorunlar yaşandığında
• Usulsüzlük şüphesinde
• Kat maliklerinden uygun aday yoksa
• Profesyonel görüş gerektiğinde

Profesyonel Denetçinin Avantajları

• Uzmanlık ve deneyim
• Tarafsızlık garantisi
• Zaman tasarrufu
• Detaylı raporlama
• Yasal uyumluluk

Maliyet

Ortalama Ücretler (2024):

• Küçük apartman: 3.000-5.000 TL/yıl
• Orta apartman: 5.000-10.000 TL/yıl
• Büyük site: 15.000-30.000 TL/yıl

Sıkça Sorulan Sorular

1. Denetçi seçimi zorunlu mu?
Hayır, yasal olarak zorunlu değildir. Ancak yönetim planında zorunlu tutulabilir veya genel kurul isteğe bağlı olarak seçebilir.

2. Denetçi ücret alabilir mi?
Evet, genel kurul kararıyla denetçiye ücret veya huzur hakkı ödenebilir. Gönüllü çalışma da yaygındır.

3. Denetçi yöneticinin akrabası olabilir mi?
Tarafsızlık ilkesi gereği önerilmez. Birinci derece yakınların denetçi olması uygun değildir.

4. Denetçi yöneticiyi görevden alabilir mi?
Hayır, bu yetki sadece kat malikleri kuruluna aittir. Denetçi rapor sunar ve öneri yapar.

5. Denetçi genel kurula katılmak zorunda mı?
Evet, raporunu sunmak için olağan genel kurula katılması beklenir. Diğer toplantılara katılımı zorunlu değildir.

Sonuç

Apartman denetçiliği, şeffaf ve hesap verebilir yönetimin temel taşıdır. Başarılı bir denetçi için:

1. Bağımsız ve tarafsız olun
2. Düzenli denetim yapın
3. Belgelemeyi ihmal etmeyin
4. Açık raporlar hazırlayın
5. İletişimi güçlü tutun
6. Yapıcı öneriler sunun
7. Yasalara uygun hareket edin

Denetçilik görevi ciddi sorumluluk gerektirir ancak apartmanın mali sağlığı için kritik öneme sahiptir.

---

Bu makale bilgilendirme amaçlıdır ve profesyonel danışmanlık yerine geçmez.