Temizlik Malzemesi Stok ve Envanter Yönetimi: Maliyet Düşürme Stratejileri

Malzeme Giderleri: Temizlik Şirketlerinin Sessiz Maliyeti

Temizlik şirketlerinin toplam operasyonel maliyetlerinin %10-15'i malzeme giderlerinden oluşur. Personel maliyetinden sonra ikinci büyük gider kalemidir. Ancak çoğu firma bu kalemi yeterince kontrol etmez. Yanlış dozaj, stok fazlası, israf ve tedarikçi fiyat takipsizliği, yıl sonunda ciddi maliyet kayıplarına yol açar.

Bir temizlik şirketinin aylık malzeme gideri 10.000 TL ise, etkin stok yönetimi ile bu rakamı 7.500-8.000 TL'ye düşürmek mümkündür. Yıllık 24.000-30.000 TL tasarruf, küçük bir firma için bile önemli bir rakamdır.

Temel Malzeme Listesi ve Kategorilendirme

Kategori 1: Temizlik Kimyasalları

Ürün	Kullanım Alanı	Aylık Ortalama Tüketim (10 personel)
Çok amaçlı temizleyici	Genel yüzey	20-30 litre
Cam temizleyici	Cam ve ayna	10-15 litre
Banyo/tuvalet temizleyici	Islak hacimler	15-25 litre
Zemin temizleyici	Zemin yıkama	25-40 litre
Dezenfektan	Tüm alanlar	20-35 litre
Kireç çözücü	Armatür, fayans	5-10 litre
Paslanmaz çelik temizleyici	Metal yüzeyler	3-5 litre
El sabunu	Dispenser	15-20 litre

Kategori 2: Sarf Malzemeler

Ürün	Aylık Tüketim	Birim Maliyet
Mikrofiber bez	40-60 adet	15-30 TL/adet
Çöp torbası (büyük)	200-400 adet	1-3 TL/adet
Çöp torbası (küçük)	300-500 adet	0.5-1.5 TL/adet
Eldiven (latex)	100-150 çift	3-5 TL/çift
Eldiven (kalın)	20-30 çift	8-15 TL/çift
Sünger	30-50 adet	3-8 TL/adet
Yer bezi/mop	15-25 adet	10-25 TL/adet

Kategori 3: Kağıt Ürünler

Ürün	Aylık Tüketim
Tuvalet kağıdı (jumbo rulo)	50-100 rulo
Kağıt havlu (Z katlama)	30-60 paket
Peçete	20-30 paket
Masa örtüsü (kağıt)	Gerektiğinde

Kategori 4: Ekipman ve Yedek Parça

Ürün	Değiştirme Sıklığı
Süpürge başlığı	2-3 ayda
Mop başlığı	1-2 ayda
Fırça	3-6 ayda
Vakum filtresi	1-3 ayda
Sprey mekanizması	Bozulduğunda

Stok Yönetim Yöntemleri

FIFO (First In, First Out)

İlk giren malzeme ilk kullanılır:

• Kimyasalların son kullanma tarihine dikkat
• Raf düzeni: Yeni ürünler arkaya, eski ürünler öne
• Etiketleme: Alım tarihi her ürüne yazılmalı

Min-Max Yöntemi

Her ürün için minimum ve maksimum stok seviyesi belirlenir:

Ürün	Minimum Stok	Sipariş Noktası	Maksimum Stok
Çok amaçlı temizleyici	10 litre	15 litre	50 litre
Dezenfektan	10 litre	15 litre	60 litre
Çöp torbası	100 adet	150 adet	500 adet
Eldiven	30 çift	50 çift	200 çift

Kural: Stok minimum seviyeye düştüğünde sipariş ver, maksimum seviyeyi aşma.

JIT (Just In Time) - Tam Zamanında

Stok tutmadan, ihtiyaç anında sipariş verme:

• Avantaj: Depolama maliyeti sıfır, bozulma/israf riski yok
• Dezavantaj: Tedarikçi güvenilirliğine bağımlılık, acil durumlarda risk
• Uygun olduğu durumlar: Güvenilir tedarikçi, kısa teslimat süresi

ABC Analizi

Malzemeleri maliyet etkisine göre sınıflandırın:

A Grubu (Toplam maliyetin %70-80'i, ürün sayısının %15-20'si):

• Kimyasal temizleyiciler, dezenfektanlar
• Yakın takip: Haftalık stok kontrolü, sıkı sipariş yönetimi

B Grubu (Toplam maliyetin %15-25'i, ürün sayısının %30-35'si):

• Sarf malzemeler (bez, eldiven, sünger)
• Orta takip: 2 haftada bir kontrol

C Grubu (Toplam maliyetin %5-10'u, ürün sayısının %45-55'i):

• Düşük maliyetli kalemler (fırça, sprey şişe)
• Gevşek takip: Aylık kontrol yeterli

Dijital Stok Takibinin 5 Avantajı

1. Anlık Stok Görünürlüğü

Her malzemenin güncel stok miktarını anında görün. Stok bitme riski olan ürünler otomatik olarak işaretlenir.

2. Otomatik Stok Uyarıları

Minimum stok seviyesine düşen ürünler için otomatik bildirim alın. Stok bitirmeden sipariş verin.

3. Tüketim Raporları

• Personel bazlı tüketim analizi
• Lokasyon bazlı tüketim karşılaştırması
• Aylık trend raporları
• Ortalamanın üzerinde tüketim uyarısı

4. Maliyet Kontrolü

• Tedarikçi bazlı fiyat karşılaştırması
• Ürün bazlı maliyet trendi
• Bütçe vs gerçekleşen analizi
• Maliyet azaltma önerileri

5. Sipariş Yönetimi

• Otomatik sipariş listesi oluşturma
• Tedarikçi sipariş takibi
• Teslimat kontrolü
• Fatura eşleştirme

Apartora Clean'in malzeme stok modülü, envanter takibi, stok uyarı sistemi, tüketim raporları ve müşteri bazlı malzeme ayrımı ile tam kapsamlı bir stok yönetimi sunar.

Toplu Alım Stratejileri

Fiyat Avantajı Hesaplama

Alım Miktarı	Birim Fiyat	Tasarruf
1-10 birim	100 TL	Baz fiyat
11-50 birim	90 TL	%10
51-100 birim	80 TL	%20
100+ birim	70 TL	%30

Toplu Alım Kuralları

1. Stok kapasitesini aşmayın - İndirim cazip olsa da, depolayamayacağınız kadar almayın
2. Son kullanma tarihini kontrol edin - Kimyasalların raf ömrü genellikle 12-24 ay
3. Mevsimsel ihtiyacı gözetin - Yaz aylarında dezenfektan tüketimi artar
4. Birden fazla tedarikçi ile çalışarak bağımlılığı azaltın
5. Yıllık çerçeve anlaşma yaparak fiyat sabitlemesi sağlayın

Tedarikçi Yönetimi

Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri

Kriter	Ağırlık	Değerlendirme
Fiyat rekabetçiliği	%30	Piyasa ortalaması ile karşılaştırma
Teslimat güvenilirliği	%25	Zamanında ve eksiksiz teslimat oranı
Ürün kalitesi	%20	Sertifikalar, test sonuçları
Ödeme koşulları	%15	Vade, iskonto
İletişim ve destek	%10	Erişilebilirlik, sorun çözme hızı

Çoklu Tedarikçi Stratejisi

En az 2-3 tedarikçi ile çalışmak önerilir:

• Ana tedarikçi: Toplam ihtiyacın %60-70'i
• İkincil tedarikçi: %20-30
• Yedek tedarikçi: Acil durumlar için

İsraf Kaynakları ve Önleme Yöntemleri

1. Yanlış Dozaj (En büyük israf kaynağı)

Sorun: Personel gözle dozaj yapar, genellikle fazla kimyasal kullanır.
Çözüm: Otomatik dozaj pompaları, dilüsyon istasyonları, eğitim.
Tasarruf: %20-35 kimyasal tasarrufu.

2. Stok Bozulması

Sorun: Yanlış depolama veya uzun bekleme süresi ile ürün bozulur.
Çözüm: FIFO sistemi, uygun depolama koşulları, stok döngüsü kontrolü.
Tasarruf: %5-10.

3. Hırsızlık ve Kayıp

Sorun: Malzeme kaybı veya kişisel kullanım.
Çözüm: Dijital stok takibi, çıkış kaydı, lokasyon bazlı dağıtım, periyodik sayım.
Tasarruf: %3-8.

4. Yanlış Ürün Kullanımı

Sorun: Yanlış yüzeye yanlış ürün kullanımı (hasar + israf).
Çözüm: Renk kodlama, ürün eşleştirme tablosu, eğitim.
Tasarruf: %5-10.

5. Aşırı Stok

Sorun: Gereğinden fazla stok tutma (sermaye bağlama, bozulma riski).
Çözüm: Min-max sistemi, dijital uyarılar, JIT yaklaşımı.
Tasarruf: Sermaye maliyetinde %10-15.

Müşteri Bazlı Malzeme Takibi

Firma Malı vs Müşteri Malı Ayrımı

Bazı müşteriler kendi malzemelerini sağlar, bazıları firmadan bekler:

Firma malı malzemeler:

• Fiyata dahil olan temizlik kimyasalları ve sarf malzemeler
• Firma stoktan çıkış yapılır
• Tüketim maliyeti firmaya aittir

Müşteri malı malzemeler:

• Müşterinin temin ettiği özel ürünler
• Firma sadece kullanımdan sorumlu
• Stok takibi müşteri adına yapılır

Apartora Clean'in müşteri bazlı malzeme takibi özelliği, her malzemenin firma malı mı yoksa müşteri malı mı olduğunu kaydeder ve tüketim raporlarını buna göre ayrıştırır.

Periyodik Stok Sayımı

Sayım Sıklığı

Sayım Türü	Sıklık	Kapsam
Spot sayım	Haftalık	A grubu ürünler
Kısmi sayım	2 haftada 1	A+B grubu
Tam sayım	Aylık	Tüm stok
Detaylı envanter	Çeyreklik	Stok + ekipman + duran varlık

Sayım Farkı Yönetimi

Sayım sonucunda fiziksel stok ile kayıtlı stok arasında fark çıkabilir:

• %2'ye kadar: Normal kabul edilir (ölçüm farkları)
• %2-5 arası: İnceleme gerektirir (dozaj farkı, kayıp)
• %5 üzeri: Acil araştırma (hırsızlık, kayıt hatası)

Sonuç

Malzeme stok yönetimi, temizlik şirketlerinin kârlılığını doğrudan etkileyen kritik bir süreçtir. Doğru kategorilendirme, Min-Max sistemi, ABC analizi ve dijital takip ile malzeme giderlerini %20-30 oranında düşürmek mümkündür.

Apartora Clean'in malzeme yönetimi modülü; envanter takibi, stok uyarıları, tüketim raporları, müşteri bazlı malzeme ayrımı ve tedarikçi yönetimi ile temizlik şirketlerinin malzeme operasyonunu profesyonel seviyede yönetmesine olanak tanır.