Yöneticilik Yaparken Yapılan 10 Hata

Yöneticilik Yaparken Yapılan 10 Hata ve Nasıl Kaçınılır

Apartman yöneticiliği, iyi niyetle başlanan ama çoğu zaman tuzaklarla dolu bir görevdir. Deneyimli yöneticilerin bile düştüğü bu 10 hatadan kaçınarak, hem işinizi kolaylaştırabilir hem de kat maliklerinin güvenini kazanabilirsiniz.

Hata 1: Her Şeyi Tek Başına Yapmaya Çalışmak

Belirtiler:

• 7/24 telefon açık, sürekli müsait
• Tüm kararları tek başına almak
• Yardım istememek veya delegasyon yapmamak
• Tükenmişlik ve stres

Çözüm:

• Denetim kurulu ve komisyonları aktif kullanın
• Rutin işleri dijital platformlara (Apartora gibi) devredin
• Belirli saatler dışında acil olmayan konularda ulaşılabilirliği sınırlayın
• Profesyonel hizmetlerden (muhasebe, hukuk) destek alın

Hata 2: Belgeleme Yapmamak

Belirtiler:

• Kararlar yazılı kayda alınmıyor
• Harcamalar faturasız yapılıyor
• Anlaşmalar sözlü kalıyor
• Sorun çıkınca kanıt bulunamıyor

Çözüm:

• Her kararı tutanak altına alın
• Tüm harcamaları fatura/makbuzla belgeleyin
• Tedarikçilerle yazılı sözleşme yapın
• Dijital arşiv sistemı kullanın

Hata 3: Şeffaflık Eksikliği

Belirtiler:

• Gelir-gider tablosu paylaşılmıyor
• Alınan teklifler gösterilmiyor
• Kararlar kapalı kapılar ardında alınıyor
• Sorulara geçiştirici cevaplar veriliyor

Çözüm:

• Aylık gelir-gider raporu paylaşın
• Önemli harcamalar için 3 teklif alıp karşılaştırın
• Kararların gerekçelerini açıklayın
• Apartora gibi platformlarla 7/24 erişilebilir şeffaflık sağlayın

Hata 4: Herkesi Memnun Etmeye Çalışmak

Belirtiler:

• Çelişkili kararlar almak
• Kararsız kalmak ve ertelemek
• Azınlık görüşlerine çoğunluk kadar değer vermek
• Prensipsiz ödünler vermek

Çözüm:

• Çoğunluğun kararına sadık kalın
• Azınlığı dinleyin ama oylamaya saygı gösterin
• Tutarlı prensipler belirleyin ve uygulayın
• Popülarite değil, doğruluk odaklı olun

Hata 5: Aidat Takibini Gevşetmek

Belirtiler:

• "Bir ay bekleyelim" demek
• Borçlulara sürekli ek süre vermek
• Takip etmeden bırakmak
• Borcun zamanaşımına uğramasına izin vermek

Çözüm:

• Otomatik hatırlatma sistemı kurun
• Belirli bir süre sonra (örn: 2 ay) yazılı ihtar gönderin
• 6 ayı geçen borçlarda icra takibi başlatın
• Herkese eşit muamele edin - ayrıcalık yapmayın

Hata 6: Yönetim Planını Bilmemek

Belirtiler:

• Yönetim planını okumamış olmak
• Kurallara aykırı kararlar almak
• Hakları ve yükümlülükleri bilmemek
• Usulsüz toplantı çağrısı yapmak

Çözüm:

• Göreve başlarken yönetim planını detaylı okuyun
• Kat Mülkiyeti Kanunu'nun temel maddelerini öğrenin
• Kritik konularda avukata danışın
• Güncel mevzuatı takip edin

Hata 7: Kişiselleştirmek

Belirtiler:

• Eleştirileri kişisel hakaret olarak algılamak
• Belirli kişilerle husumet geliştirmek
• Kararlarda duygusal davranmak
• Geçmiş anlaşmazlıkları unutamamak

Çözüm:

• Profesyonel mesafeyi koruyun
• Eleştiriyi yapıcı geri bildirim olarak değerlendirin
• Kararları duygusal değil, mantıksal alın
• Herkes komşunuz - görev bitince ilişki devam edecek

Hata 8: Acil Durum Planı Olmamak

Belirtiler:

• Yangın, deprem, su baskını için plan yok
• Yedek anahtarlar düzensiz
• Acil iletişim listesi yok
• Sigorta poliçeleri güncel değil

Çözüm:

• Yazılı acil durum planı hazırlayın
• Anahtar ve şifreleri güvenli yedekleyin
• Acil telefon listesi oluşturun (itfaiye, su idaresi, elektrik vb.)
• Sigorta poliçelerini yıllık kontrol edin

Hata 9: Teknolojiyi Reddetmek

Belirtiler:

• "Ben Excel'de yapıyorum, yeter" demek
• Dijital araçlara kapalı olmak
• Makbuzları elle yazmak
• WhatsApp kaosunda boğulmak

Çözüm:

• Yönetim yazılımı kullanın - zaman ve hata tasarrufu sağlar
• Online ödeme kabul edin - tahsilat oranı artar
• Dijital arşiv tutun - belgeler kaybolmaz
• Otomatik hatırlatmalar kurun - takip kolay

Hata 10: Devri Hazırlamamak

Belirtiler:

• Belgeleri kişisel bilgisayarda saklamak
• Şifreleri paylaşmamak
• Devir teslim planı yapmamak
• Yeni yöneticiye bilgi aktarmamak

Çözüm:

• Tüm belgeleri ortak erişilebilir yerde saklayın
• Şifreleri güvenli şekilde belgeleyin
• Devir teslim tutanağı hazırlayın
• Yeni yöneticiye en az 1 ay destek verin

Kontrol Listesi: Başarılı Yönetici

Konu	Kontrol
Belgeleme	Tüm kararlar yazılı mı?
Şeffaflık	Aylık rapor paylaşılıyor mu?
Aidat takibi	Otomatik hatırlatma var mı?
Mevzuat	Yönetim planı ve KMK biliniyor mu?
Acil durum	Yazılı plan ve sigorta güncel mi?
Dijitalleşme	Yönetim yazılımı kullanılıyor mu?
Devir hazırlığı	Belgeler erişilebilir durumda mı?

Sonuç

Bu 10 hatadan kaçınmak, apartman yöneticiliğini hem kendiniz hem de kat malikleri için daha kolay ve verimli hale getirecektir. Unutmayın: İyi yönetici olmak, işi iyi yapmaktan çok, doğru sistemi kurup takip etmekle ilgilidir.